業務の自動化を進める

ステップ１：目的の設定をしましょう。

そもそも何のために棚卸をするのか、まずここを明確にしましょう。
「サービスの品質向上」「コスト削減」「業務時間削減での生産性向上」などなど…
「業務の棚卸」が目的とならないようにだけ気を付けましょう。

ステップ2：現在の業務を書き出しましょう

まず、現在自分がやっている業務をできるだけ細かく書き出していきます。
「分類」「内容」「頻度」「作業時間」が分かればベストです。
大分類…企業内で共通する項目
中分類…部門、部署間の共通項目
小分類…個人ベースの項目
Excelでフォーマットを作ってしまえば、今後の棚卸や別事業部への展開も可能となり便利です。

ステップ3：幅広い視野で、業務を見直しましょう

必要性の低い作業はありませんか？
手続きを省ける部分はありませんか？
自動化できそうな業務はありませんか？
このように、定期的に業務を棚卸し見直していきましょう。

自動化できる作業とは

自動化できる作業を一言で説明するとすれば、「人の判断を伴わない単純作業」となります。
ポピュラーなものでいうと、転記作業、集計作業、大量の帳票印刷など。
逆に自動化に不向きなものは人の判断が必要なものです。
例えば、クリエイティブな作業、工程が複雑でルール化できないもの、判断基準が曖昧なものです。
この時の考え方のコツとしては
「経理作業の自動化ってできるかな？」ではなく
「経理データのダウンロードと保存が毎回発生するけど、これって自動化できるかな？」というように
作業全体ではなく手順に着目することが大事です。

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