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コラム
【事例10選】展示会ブースの設営をするには？流れや費用なども紹介
展示会に出展するには様々な準備が必要ですが、中でも当日の拠点となるブースの設営は特に重要な項目といえます。
企業の顔となるブースは企業や商品のイメージに大きく影響し、また、どのようなレイアウトやデザインにするかで集客効果に大きな差が出るからです。
この記事では、展示会ブース準備の流れや費用、専門業者に依頼するメリットなど、設営にあたって押さえておくべきポイントを解説します。
なお、ブースの施工事例10選もあわせて紹介しますので、初めての出展でもブース作りの具体的なイメージをつかみやすい内容になっています。
【CONTENTS】
１．展示会ブース設営までに準備することは？
まずは展示会に向けて必要な準備について、簡単に解説します。 スムーズに準備できるよう、余裕をもったスケジュールで進めましょう。
出展の目的を明確にし、展示会に申し込む
展示会開催の1年～6ヶ月前までに必要な準備です。
何を目的にして出展するかで商品ラインナップや来場者へのアプローチ方法が異なり、ブースのデザインにも影響するため、目的を明確にすることは重要なステップです。
社内で認識の共有が出来たら、展示会に申し込みましょう。
具体的な目標値の決定や予算の検討を行う
目的を明確にすると同時に、具体的な目標値を決めることも必要です。
例えば目的を新規顧客獲得とするなら、目標は「新規商談〇件、名刺獲得数○○枚」というように数字で分かりやすく表せる目標を決めましょう。
また、出展に関する予算の検討も行います。
ブース装飾会社を決め、制作依頼をする
主力商品や目標値など出展の土台が固まったら、ブース装飾会社を決めます。
出展目的やアピールしたいことを伝え、ブースデザインの概要を打ち合わせましょう。
チラシやノベルティの手配を行う
展示会で配布するチラシやノベルティの手配を行います。 パンフレットやアンケート用紙など、その他にも展示会当日に必要になるものは余裕をもって発注します。
事前集客を行う
事前に、展示会への出展をお知らせしましょう。 ホームページやSNSでの発信、既存顧客への案内、招待状送付など、必要に応じた方法で告知して集客につなげます。
備品などのチェック
展示会に持参するものを漏れなくチェックしておきます。自社保有のモニターやPCの利用がある場合は故障などがないか、外注したものが全て展示会に間に合うかも確認しておきましょう。
最終確認とシミュレーション
展示会前日にはブースが完成しますので、自社で保有する什器など持ち込みが必要なものがあれば、設営スケジュールに合わせて設置します。
ブースができたら商品の展示、パンフレットやノベルティの搬入設置も行い、電気系統の機材テストなど最終確認を行います。
ブース内の顧客動線やスタッフの誘導手順などを確認し、シミュレーションを行っておくと安心です。
展示会の準備に関しては以下の記事で詳しく解説しています。
＞＞展示会の出展準備で必要なものとは？スケジュール管理や成功の秘訣を公開
２．展示会ブースの「レイアウト」と「デザイン」とは？
ブース作りの過程では、ブースのレイアウトとデザインを決めていく必要があります。
どのようなレイアウトとデザインを選択するかで、ブースの印象はガラッと変わります。
展示会におけるブースの印象は、商品そのものの印象や会社のイメージにも影響を与えるため、慎重に検討することが重要です。
レイアウトとは？
レイアウトとは、出展に必要な各パーツを機能的に配置することです。展示会のブース作りにおいては、展示台やパンフレットの什器、商談用の椅子とテーブルなどの配置を決めることがこれに当てはまります。
出展する商品やサービスの特徴によって、効果を最大化できるレイアウトは異なります。ブースの広さや会場内での立地などが決まったら、諸々の条件を確認したうえで来場者の動線を考慮し、レイアウトを決めましょう。
具体的なポイントは以下の通りです。
- 入り口は分かりやすい位置にあるか
- ブース内の動線が確保されているか
- 商談スペースの数や広さが適切か
- バックヤードは確保されているか
来場者が入りやすく過ごしやすいブースになるよう、展示台やテーブル、カウンターなどの配置を検討してください。
▼詳しいブースレイアウトの解説はこちら
集客できる展示会ブースのレイアウトについて徹底解説
デザインとは？
レイアウトが決まれば、ブースのデザイン（装飾）を決めていきます。
ブース作りにおけるデザインのポイントには、以下のようなものがあります。
- 床や壁面など、土台部分の色や材質
- 看板や展示台、テーブルなどの形状や配色
- サインやコピーのフォントや配色、サイズ
デザイン次第で来場者の興味を引くブースになるか、会場内で埋もれてしまうブースになるかが変わります。
▼詳しいブースデザインの解説はこちら
【集客を成功させる】展示会ブースデザインのポイントや種類を詳しく解説！
３．展示会ブースの費用と相場
展示会は、様々な面でコストのかかるイベントです。 何にどのくらいの費用が必要になるのか、内訳と相場を確認しておきましょう。
出展料金
展示会に出展するには、出展料金が必要です。
多くの場合はブースの広さで料金が変わり、展示会の規模によっても金額が上下します。
ブースの広さは、3ｍ×3ｍを1小間（コマ）とした小間という単位で決まっており、1小間あたり約30〜50万円が出展料の相場になります。
また、入り口近くや人通りのある場所など、条件の良い立地にブースを構える場合は追加料金が必要になることもあります。
出展料に関しては展示会によって異なるので、事前に主催者に確認しておきましょう。
ブース施工費用
ブースの広さ、レイアウトやデザインが決まったら、スペースを形作る施工費用がかかります。
「床面工事」「壁面工事」「電気工事」などがこれに当たりますが、展示会によっては各種工事費が出展料に含まれている場合もあります。
こちらも事前に主催側への確認が必要です。
ブース装飾費用
ブースの装飾費用は、ブースの広さとどの程度装飾を施すかで大きく費用が変動します。
例えば、店頭で存在感をアピールするアイテムである「バナースタンド」や「のぼり」は1万円ほど、「エアー看板」の場合は数万円が相場です。
「展示台」や「パンフレット什器」は、サイズやデザインなどにより価格は異なりますが、1点あたり数万円程度となります。
その他にも、視覚効果が期待できる「LEDパネル」や「モニター」の設置には数万円は必要になるでしょう。
装飾はアイテムのクオリティや数などによって価格差があり、1小間で50万円以上かかることも珍しくありません。
集客のためには目を引く装飾や仕掛けが必要ですが、こだわると費用がかさむ部分です。
コストを抑えるにはレンタルの利用や、自社で保有している什器を活用することもできます。
費用対効果のバランスを考慮しながら検討してください。
集客費用
集客費用は事前に行う集客施策で必要なものと、当日に使用する販促ツール制作費の2種類があります。主な集客施策とそれぞれの相場を簡単に見ていきましょう。
事前の集客
- 招待状の送付
- 展示会専用ホームページの作成
招待状を送付する場合は、仕様にもよりますが安価なもので切手代を含めて100部で数万円程度からです。封筒や紙質にこだわると、追加で費用がかかります。
展示会専用のページを作成する場合、既存のサイトにコンテンツに追加する場合の費用は限定的ですが、新たに開設する場合などは数十万円必要になることもあります。
当日の集客
- ノベルティグッズ
- 配布用リーフレット
- コンパニオンやMC
ノベルティグッズは1つあたり数十円～数百円、リーフレットは100部で数千円程度ですが、どちらも相当数発注すると数万円単位の費用になります。
また、コンパニオンやMCを外注する場合は1日あたり数万円の費用が必要になります。
集客施策に関しては、自社に必要なものを吟味して選定しましょう。
こちらの記事でも展示会出展の費用について詳しく解説しています。
>>展示会出展費用はいくらかかる？規模別の費用やコストの抑え方を解説！
４．展示会ブース制作会社の種類
専門が企画プランニングやマーケティングであるため、戦略的なアプローチに長けている点が強みです。また、企画や戦略、ブースの施工など全てを委託できるため、初めて出展する際にも安心して任せることができます。
デメリットとしては、ブースのデザインや施工を外注している会社も多く、コストが割高になる場合があります。
デザイン会社
デザイン会社は、デザインを専門としているだけあって、他社とは違った目を引くブースを作ってくれる存在です。
出展コンセプトが定まっていて、ブースのデザインにこだわりたい場合におすすめです。
会社によって得意とする分野が違うためホームページなどで確認し、自社のブースで表現したいものを希望通りにデザインしてくれそうな会社を選定しましょう。
展示会装飾会社
展示会装飾会社は、展示会ブースの施工や装飾を専門で請け負っている会社です。
専門業者であるため経験や実績もあり、安心して依頼できる点が強みです。
また、自社で工場や資材を持っているので比較的安価な料金設定になっていることが多いです。
企画やデザインもまとめてお任せできる会社や、施工のみを行う会社など対応範囲は各社で異なるため事前に確認が必要です。
広告代理店
広告代理店は、上記の3業者を含む様々な業種の企業と提携しています。
ブースのデザインや施工は外注になりますが、提携企業が多いため対応範囲の広さと広告全般の手厚いサポートが魅力で、比較的大きな小間での出展に使われることが多いです。
外注が多くコストが高めになる点と、小規模の案件は対応できない場合がある点は要注意です。
５．制作会社に依頼してからブース設営までの流れ
ブースを制作会社に依頼してから、ブースが設営されるまでの流れを押さえておきましょう。
依頼した会社の業務内容によっては自社での対応が必要な工程もあるので、事前の確認が必要です。
①制作会社と打ち合わせを行い、ブースデザインの概要を決める
デザインを決めるにあたり展示会のテーマも把握してもらう必要があるため、展示会のマニュアルも共有しましょう。出展の目的やメインターゲット、出展商品の詳細も伝えます。
施工のみを依頼する場合、具体的なデザイン案は自社で固める必要があります。
②見積もりやブースデザインを確認し、必要な調整を行う
制作会社が打ち合わせでヒアリングした内容を基に、ブースのデザイン案と見積もりを作成します。 自社の希望が反映されているか、予算に問題はないかを確認し、必要に応じて修正を依頼しましょう。
③修正を重ねて制作を依頼する
制作会社が修正案を作成します。
前段階で伝えた内容が反映されているか、予算の面も再度確認して問題がなければ制作依頼をします。
制作会社はGOサインが出されたら資材や印刷物の手配などに取りかかります。
④ブース設営と最終確認
展示会場にて実際にブースの設営をしてもらいます。
自社から持ちこむ備品があれば、施工のスケジュールを確認して手配しましょう。
展示会前日には現場に向かい、電気系統の接続など諸々の確認が必要です。
６．展示会ブースを制作会社に依頼するメリットは？
ブース制作を外注するとコストはかかりますが、プロに任せることで得られるメリットもあります。
ここでは、制作会社に依頼するメリットについて解説します。
クオリティの高いブースができる
制作会社にブースの制作を依頼すると、素人では思い描けないデザインや立地と動線が計算されたレイアウトなど、クオリティの高いブースが出来上がります。
来場者の興味を引くため、ブースの外観はこだわりたいところです。
経験豊富な制作会社に依頼すれば、自社の希望を叶えつつ機能的なブースをデザインしてくれるでしょう。
ブース準備全般を代行してくれる
ブースの設営を依頼すると、ブースに関わる準備に関しては制作会社が代行してくれるため、自社の負担が大幅に軽減されます。
慣れない準備に四苦八苦する必要なく、本来の仕事や他の作業に尽力できる点は大きなメリットです。
展示会のノウハウを学べる
企画プランニング会社や広告代理店など、企画からブース運営まで請け負ってくれる業者に依頼すると、展示会のイロハを学ぶことができます。 初めて展示会に出展する場合でも安心して準備を進めることができ、今後に活かすことができるでしょう。
７．展示会ブースデザインの施工事例10選
ここからは展示会ブースデザインの施工例を10件ご紹介します。
株式会社グラング
グラングの製品である管理システムの特徴と同じく、効率的で近代的な印象を与えるブースです。 企業の認知向上も目的のため、製品だけでなく社名を効果的に訴求できるデザイン。
白を基調として色を多用せず、落ち着いた雰囲気の空間を作り出しています。
新虎興産株式会社
新虎興産の展示内容のひとつが「ウォータージェット（無火気工法）切断」であったため、切断をイメージした鋭角なデザインのブースに仕上げました。
ブースの両面に社名とキャッチコピーを大きく配置し、高い視認性を実現しています。さらにより深く技術を理解してもらえるよう、ジオラマの展示を採用。 立体的なジオラマにより来場者の興味を引くディスプレイになっています。
株式会社エクセディ
「東京オートサロン2023」は、一般来場客も多く訪れるため、エクセディのクラッチを採用したラリーカーを2台展示し、インパクト抜群のブースを作り上げました。
展示会当日はラリードライバーのゲスト出演もあったので、視認性を高めるためにステージも設営。圧倒的な世界観を表現しながら、機能性も優れたブースになっています。展示台は製品を際立たせる黒を採用し、効果的な訴求を実現しています。
株式会社エクセディ
先ほどと同じエクセディのブースですが、「オートモーティブワールド」は、主に自動車技術の売込みを目的としたBtoBの展示会であるため、じっくりと製品を見て頂ける空間に仕上げています。
企業のロゴカラーである青と清潔感のある白を基調とし、落ち着いた印象を与えるブースです。
シオノギファーマ株式会社＆Pharmira株式会社
シオノギファーマと、その子会社であるPharmiraの2社で統一感を持たせたブースです。
出展目的のひとつが社名のPRであるため、全方向にパネル看板を配置しました。
シオノギファーマは、ロゴにあしらわれている赤を基調とした開放的なレイアウト。
Pharmiraも企業のイメージカラーである黄色を基調とし、展示台や床面のカラーリングなどシオノギファーマと同様のデザインを採用しています。
サンスター技研株式会社
サンスターの出展商品である除菌脱臭機の魅力をより効果的に訴求する、白と青で統一された清潔感のあるブースです。 会場のレイアウトをもとに来場客の動線を考慮した設計となっており、立ち寄りやすい開かれたブースになっています。
株式会社識学
識学のターゲット層は経営層や管理者であるため高級感のあるデザインを目指し、濃紺を基調とした洗練されたブースに仕上げました。 商談スペースは十分に距離を取って配置されているため、圧迫感を与えず落ち着いて商談できる空間にしています。
ブース外側には液晶モニターと自社の出版本を展示し、来場者の興味を引きます。
塩野義製薬株式会社
約0.5小間の省スペースのブースですが、通路から見えるパネルに来場者の興味を引く内容をプリントし、大型モニターで注目を集める仕掛けを施しています。
モニターでは、塩野義製薬バーチャル社員の「シオノギカナデ」が説明や誘導を担当。
小さいながらも確かなインパクトを与えるブースです。
佐々木化学株式会社
白と黒を基調にした佐々木化学のブースは、落ち着いた雰囲気ながらもスタイリッシュな印象を与えます。 重量感のある構造物を上部に設け、全方向にグループ名を訴求することで存在感をアピール。
巨大パネルでグループ理念などを表明し、既存顧客とのリレーション強化を図ります。
三和建設株式会社
建設の出展商品である「RiSOKO」のロゴを上部に大きく配置し、アイキャッチにしたブースです。 内照式キューブ型サインも来場者の目を引きます。 空間を広く使い、明るく開放感のあるブースに仕上がりました。
８．まとめ
ここまで、展示会におけるブースの準備や制作会社の種類と制作会社に依頼するメリットなど、出展にあたって必要なポイントを解説しました。
展示会のブースは、商品や企業のイメージにも大きな影響を与えます。
つまり、多くの方に“良いところ”を知ってもらう大きなチャンスでもあります。
展示会で思い描く目的が企業の未来をつくる要素になるのなら、足を運んでくださるお客様を最高の笑顔でお迎えしたいところです。
そのために、企業の顔になる自社のブースも魅力的に仕上げておきたいですね。
想いを込めたブランドや製品、サービスがイメージ通りに顧客へ届けられるよう、この記事をご参考にして頂けますと幸いです。
