Column
コラム
展示会出展費用はいくらかかる？規模別の費用やコストの抑え方を解説！
- 展示会の出展にかかる費用の相場を知りたい
- 展示会出展費用を少しでも抑える方法はある？
- 失敗しない展示会装飾会社があれば教えてほしい
この記事では、このような疑問について解説していきます。
展示会に出展することは、展示会に来場したターゲットに対して、企業名や自社商品などをPRできる有効な手段です。
展示会に出展するには様々なコストがかかります。
出展する費用の全体像を把握し予算を立てることは、出展の成功に欠かせないポイントの1つとも言えるでしょう。
展示会への参加を検討している企業に向けて、具体的な予算計画を立てる際の参考になるように、規模別の費用やコストを抑える方法についても解説していきます。
１．展示会の出展にかかる費用
出展料金
展示会に出展するために、まず第一に必要となるのが出展料金です。出展料金は、会場使用料やブーススペースの料金のこと、いわば場所代です。
展示会では、出展するスペースの単位を小間（こま）と呼びます。一般的には3m×3mのスペースを1小間（ひとこま）と呼び、具体的な出展料金は展示会の規模や会場の場所、展示会のテーマなどによって異なりますが、料金の相場としては1小間当たり30万～50万円程度が一般的です。
展示会によっては１小間の大きさが異なるケースもあり、RX Japan株式会社主催の展示会であれば、１小間が６m×3ｍなので、費用も100万前後となっています。
ブースの施工・設備費用
展示会では出展料金だけでなく、ブースそのものの施工や設備にも費用がかかります。
このブース施工・設備にかかる費用の例としては、壁面や床面の工事、照明やコンセントなどの電気工事費などが含まれます。
展示会によっては、ブースに必要なものが一通りセットになっているパッケージブースと呼ばれるものがあります。
パッケージブースを利用することによって費用面を抑えることはできますが、他の出展ブースと似てしまうため、自社のオリジナリティは出しづらくなります。
ブースのサイズや装飾にどれだけこだわるかによって異なりますが、一般的には出展料金と同程度の予算を考える企業が多いです。しかし、場合によっては出展料金より高くなってしまうということも考えておかなければなりません。
ブースのデザイン・装飾費用
ブースの装飾は、展示会での自社の印象や集客に大きく影響します。
装飾に手をかけすぎてしまうと費用は膨らんでしまい、反対に費用を抑えようと意識しすぎてもブースが閑散となり集客効果が望めません。
装飾を専門業者に依頼する企業もあれば自社制作をする企業あります。高価なデジタルサイネージから簡単なパネルまで、ブースの装飾費用はさまざまですが、1小間の場合の相場としては20万円～100万円の予算を見込んでおくのが一般的でしょう。
その他の費用｜集客費用
展示会において、より効果的な集客を行うためにはそのための費用も考えておく必要があります。偶然足を運んでいただける顧客を待つだけでは、自社のPR活動も充分に行えません。
自社商品に興味があり、自ら足を運んで来場する顧客もいますが、あらかじめ見込み顧客などに対し告知しておくことも重要です。
集客の方法としては、自社ホームページでの告知、チラシや招待状の送付などが挙げられます。
また、当日展示会場で集客するのであれば、チラシを配布するスタッフやノベルティといったものも必要となります。そのため、広告や宣伝費、プロモーションアイテム・ノベルティの制作費などが集客費用に含まれます。
展示会の規模や集客目標によって販促にかける費用は変動しますが、新規で展示会集客専用のホームページを制作する場合は30万円～100万円、招待状の制作費であれば3万円～15万円程度が相場となっています。招待状は別途郵送費も必要です。
以下のページではおすすめの展示会ノベルティをご紹介していますので、参考にしてみてください。
>>展示会ノベルティの種類や単価はこちら
その他の費用｜人件費・交通費など
展示会では、上記で紹介した集客費用のほかにも人件費なども必要となり、具体的には以下のようなものが挙げられます。
- スタッフの人件費
- 物流や輸送費用
- 交通費や宿泊費
スタッフの人件費
展示会でのブース運営や、接客対応に必要なスタッフを自社の社員でなく外注する場合は人件費も必要となります。
スタッフが着用するTシャツなどを用意する場合も費用が必要とはなりますが、来場した顧客もすぐに誰が自社のスタッフなのかが確認できるため、スタッフの服装はなるべく統一しておくといいでしょう。
物流や輸送費用
専門の装飾会社に外注しない場合や、自社で商品を持ち込むような場合には、展示物や備品などの運搬、保管にかかる費用も予算に入れておく必要があります。
交通費や宿泊費
展示会場までの交通費や、スタッフの宿泊費もその他の費用に含まれます。展示会が行われる場所や展示会までの距離、どの宿泊施設を選択するかによって費用は大きく変動します。
２．ブースの小間数別の出展費用相場
国内で開催される展示会の主催は、主にRX Japan株式会社（旧リードエグジビションジャパン株式会社）が主催するものと、その他の企業や団体などが主催するものに分類されます。
日本最大の見本市主催会社でもあるRX Japan社が主催する展示会の出展料は、0.5小間（3m×3m）で約45万円ほどの出展料が必要となります。
また、その他の企業などが主催する展示会では、1小間（3m×3m）で約20万円から30万円が相場とされています。
小間数別の出展料についてまとめまていますので、参考にしてみてください。
RX Japan株式会社主催の展示会の場合
※出展料金の詳細はRX Japan株式会社へお問合せください。
その他の企業や団体などが主催の展示会の場合
※あくまで参考ですので、詳細は展示会主催者へお問合せください。
３．展示会の出展で費用を抑えるには？
これまで展示会の費用の相場について解説してきましたが、おそらく多くの企業は「抑えられるコストは少しでも抑えたい」と思われるのではないでしょうか。しかし、ブースの装飾費やその他のコストを抑えることは可能ではあるものの、出展料に関しては、コストを抑えることができません。
また、コストを抑えることを意識しすぎてしまうと、装飾面で妥協しなければならないケースもあり、ブースそのものが閑散となり集客に期待できません。
展示会に出展する目的に影響が出ない範囲でコストを抑えることを意識していきましょう。
出展料以外で費用を抑える方法について、以下で解説していきます。
- 補助金や助成金を活用する
- 予算の管理とその他費用を見直す
- 早期出展申し込み割引を活用する
- 最適なブースのサイズを意識する
- 同じ展示会であれば複数回出展する
- 協力を依頼する業者との関係を深める
補助金や助成金を活用する
企業によっては「企画は出来あがっているが予算上厳しい」という場合もあります。このような場合には、補助金や助成金を活用するのも1つの手段です。主に中小企業をサポートするために、自治体や法人・団体が補助金や助成金制度を設けています。
対象となる経費は出展料を中心に、出展スペース全般の装飾費、物流や運搬費となることが多いです。
補助される金額については、補助対象となる費用の半分や3分の2の場合が多いですが、金額が多くなるほど申請に時間を要したり、応募条件が厳しい場合もあります。
しかし、これらの補助金制度を活用することによって、場合によっては出展にかかる実質的な費用を半分以下に抑えることも可能です。
予算の管理とその他費用を見直す
出展費用の管理は、予算を考える段階からその他の費用まで細かく見直していきましょう。費用の詳細を確認することによって、必要のない費用の削減や無駄な出費を防ぐことができます。
早期出展申し込み割引を活用する
展示会の出展が決まったら、ブースの予約をなるべく早めに行うことで、展示会によっては早期出展申し込み割引が適用されるケースもあります。割引を活用することは予算の節約にもつながるので、早期出展割引がある場合は積極的に活用していきましょう。
最適なブースのサイズを意識する
出展スペースは、展示する製品やサービスにあうように確保しましょう。あまりにスペースを狭くしすぎてしまうと、費用は抑えられるもののアピールしたい製品やサービスの良さが伝わらず、集客に影響を与えてしまいます。
また、スペースを広くとりすぎてしまうのも空きスペースが目立ってしまい逆効果となってしまう場合もあります。展示する商品の配置やデザインを考えながら、最適なブースのサイズを意識しましょう。
出展スペースは商品の配置だけでなく、商品の詳細な説明や顧客からの相談、場合によっては契約など商談ができるようなスペースを考慮しておくことも大切です。
同じ展示会であれば複数回出展する
展示会のブースが同じであれば、1度限りではなく複数回出展することで結果的に装飾費を抑えることもできます。
1度利用したブースは全部解体撤去するのではなく、以降の出展でも再利用できるようにしておくことでコストを抑えることができるので、実践している企業もあります。
また、出展ごとに予算などのデータを集めることで、出展した中で最も効果のあった展示会を確認することも可能です。
複数回出展する方法の大事なポイントとしては、ブースの資材などを保管しておく倉庫のような場所をあらかじめ確保しておく必要があります。業者によっては保管庫を所有しているところもあり、「次回以降も出展する」などの条件はありますが、資機材を有料で預かってくれる業者もあります。
協力を依頼する業者との関係を深める
ブースの設営や装飾、印刷物やノベルティグッズの制作など、展示会に関連する業者とコミュニケーションは積極的にしていきましょう。
その際、なるべく複数の業者と比較しながら検討し、自社にとって最適な取引先を選ぶことが大切です。
取引先との長期的な関係を構築することで、展示会出展を検討する際に費用面の相談や要望に対して柔軟に対応いただける可能性が高まります。
４．展示会出展についての注意点
出展料を抑えることは難しいですが、出展料以外のコスト面であればある程度コントロールすることができます。しかし、コスト削減ばかりを意識しすぎてしまうと、商品に対しての充分なPRができずに集客も望めません。
展示会出展の本来の目的を見失うと、出展した意味がなくなってしまうので、費用面を考慮しつつも来場者にとって魅力的なブースとなるように企画していくことが大切です。
自社にとってより良い展示会にするには、以下のようなポイントに注意しておきましょう。
- 自社の商品テーマにあった展示会の見極め
- 出展する目的を見失わない
- ブースの見た目だけに手間をかけすぎない
- 展示会のアフターフォローを行う
自社の商品テーマに合った展示会の見極め
展示会にはそれぞれ「テーマ」が定められています。自動車部品がテーマなのか、DXクラウドサービスがテーマなのかによって、来場者が全く違ってきます。自社の商材に合ったテーマの展示会を見極めることが、展示会出展成功の第一歩となるのです。
出展する目的を見失わない
展示会に出展する際は、出展する目的を明確に持つことが重要です。製品やサービスのプロモーション、新規顧客の獲得、既存顧客との関係強化など、出展目的は企業によって異なります。
目的を見失うことなく展示会に臨むことで、より効果的な展示や集客活動が可能となります。
ブースの見た目だけに手間をかけすぎない
ブースは企業のイメージを伝える重要な要素でもあるため、他社ブースより目立つようにと装飾に手間をかけることも少なくありませんが、手間をかけすぎてしまうと、コストがかさんでしまうこともあります。
ブースのデザインや装飾は適度なバランスを保ち、目立たせたいポイントや重要な情報を効果的に来場者に伝えることを心がけましょう。
また、ブースの機能性や使い勝手も考慮し、来場者が快適に情報収集できる環境を提供することが重要です。
展示会のアフターフォローを行う
展示会終了後も、アフターフォローを怠らないようにしましょう。来場者情報を収集し、フォローアップのための「お礼のメールや電話連絡」「資料の発送」などを行いましょう。営業担当者があらためてコンタクトを取るのも効果的です。
展示会当日に商談成立の見込みがなかった顧客に対しても、フォローを忘れることなく継続的にコンタクトを取っていきましょう。フォローをきちんと行いアポ獲得数が増えることで、展示会出展の費用対効果が大きく変わってきます。
また、展示会で得たフィードバックや課題を分析し、次回の展示会の参考としてマーケティング戦略に活かすことも重要です。
４．失敗しない展示会装飾会社の選び方
ここでは、失敗しない展示会装飾会社の選び方についてご紹介します。
展示会出展を成功させるためには、適切な展示会装飾会社の選択が欠かせません。ここでは装飾会社を選ぶときのポイントを紹介します。
- 口コミや評判を調べる
- 装飾実績やポートフォリオを確認する
- 施工業者のタイプを理解する
- 納期やアフターサポートについても確認する
- 価格だけでなく、サービス内容や品質にも注目する
- 事前に打ち合わせを行い、コミュニケーションを密に行う
口コミや評判を調べる
装飾会社の口コミや評判を調べることは大切です。インターネット上のレビューサイトや、業界関連の口コミ情報をチェックし、評価や満足度を確認しておきましょう。
装飾実績やポートフォリオを確認する
装飾会社のポートフォリオをチェックすることで、過去の実績やクオリティを確認できます。
また、展示ブースのデザインや施工事例を見ることで、自社のイメージや要望に合うものであるかを判断しましょう。
施工業者のタイプを理解する
展示会装飾会社には、大手の総合デザイン会社から個人事業主まで、さまざまなタイプがあります。自社のニーズや予算に合った施工業者を選ぶために、それぞれの特徴や得意分野、サポート範囲を確認しておくことも大事です。
納期やアフターサポートについても確認する
納期やアフターサポート体制も、展示会装飾会社を選ぶうえで重要な要素となります。装飾会社が約束した納期を守ることはもちろん、展示会終了後のトラブルや修正依頼に対応してくれるかなどをしっかりと確認しておきましょう。
価格だけでなくサービス内容や品質もチェックする
価格も重要な要素ですが、装飾会社のサービス内容や品質にも十分に注意しておきましょう。デザイン力や施工技術、使用する素材の品質などは、ブースの印象や耐久性に直結します。
事前に打ち合わせを行いコミュニケーションを密に行う
装飾会社との事前の打ち合わせは重要です。自社の要件や目的、予算やデザインの希望などを詳しく伝えて、装飾会社の提案も聞きましょう。
コミュニケーションを密に行い、双方にとって共通の理解を深めることで期待に沿った装飾を実現できます。
また、展示会装飾会社の窓口担当者と円滑なコミュニケーションができるかも成功への大きなポイントと言えるでしょう。
６．まとめ
展示会出展では、展示会のテーマや企画など事前の準備が重要になります。
また、出展費用の面では、削減しすぎると顧客にとって魅力的なブースではなくなる可能性があり、集客効果に影響を与えてしまう可能性があるので、注意しましょう。
このような失敗を防ぐためにも、展示会にかかるさまざまな費用の相場をしっかりと確認しておき、費用対効果を得られるような計画と準備を心がけましょう。
