Column

コラム

その他

展示会出展の目的やメリットを解説！出展の基本を押さえよう

2023/09/28

商品やサービスの紹介または相談、契約、様々なことがネットでも完結する昨今ですが、直接目にしたり触れたりして商品の良さを知ってもらえる展示会には大きな価値があります。
しかし、単に自社の商品を並べてアピールすれば上手くいくというものでもありません。目的や計画がはっきりしないまま展示会に出展しても、想定したほどの費用対効果が得られなかった…ということになりかねないでしょう。
展示会の効果を最大化するためには、メリットや効果を理解したうえで明確な目的と計画に基づいた準備を進めて出展することが重要です。

この記事では、効果的に展示会を活用するために必要な準備や出展費用、展示会に出展する具体的なメリットなどについて詳しく解説します。
出展の経験や実績がない方でも、展示会を円滑に進めていくための情報をまとめています。展示会への出展を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

【CONTENTS】

展示会とは？
展示会に出展するメリット
展示会に向けて準備すること
展示会出展の費用
展示会出展の注意点
まとめ

１．展示会とは？

展示会の画像

展示会とは、東京ビッグサイトやインテックス大阪などの広い会場で、複数の企業が自社の商品やサービスを紹介できる集客イベントです。
あらかじめおよそのテーマが決まっており、参加企業はそのテーマに沿った自社の商材を準備して出展に臨みます。各企業は会場内に個別のブースを設け、商品の陳列やサービスを体験できるコーナーなどを提供するスタイルが一般的です。

新型コロナの影響で開催数が減少傾向にありましたが、現在では月間平均で50件を超える展示会が国内各地で開催されています。
展示会の規模にもよりますが、一般に集客効果を高めるために多数の企業の参加を募り、1会場で500社を超える企業が参加するようなものまであります。
つまり、その展示会で紹介されている商品、サービスの件数は相当なものになり、それを目当てに多くの来場者が集まることからも展示会の価値の高さがうかがえます。

展示会の目的

展示会に出展する際には、目的を明確にしておくことが非常に重要です。
何を目的にするかによって展示会における自社のターゲットが変わり、紹介する商材なども検討する必要があるためです。サービスの認知度を上げたいのか、新規顧客を獲得したいのか等、目的をはっきりさせて出展に臨むようにしましょう。

展示会の目的については、以下の記事で解説していますので参考にしてみてください。
＞＞展示会の目的とは？メリットや効果的な方法をご紹介

展示会の種類

展示会は大きく分類して次の4つに分けられます。

合同展示会

合同展示会は最も一般的な展示会の形式で「医療機器」や「工場設備」などテーマに沿って、多くの企業が参加します。
ビジネスショーともいわれるスタイルでBtoBがメインのため、来場者の多くはビジネスマンとなり取引や情報収集を目的としています。

展示即売会

展示即売会は動員催事やセールともいわれ、会場での商品の売買を目的に開催されます。一般消費者を対象としたBtoCの展示会で、家具市やアウトレットセールなどがこれにあたります。
販売が主な目的ですが、自社の新商品の反応を見たり他社製品のリサーチをしたりというマーケティングの側面もあることが特徴です。
ちなみに商品の売買メインで行われる展示会の場合の参加は、“出展”ではなく“出店”と表現されます。

プライベートショー

プライベートショーは1つの企業やグループ企業によって開催される、クローズドな展示会です。
BtoBもしくはBtoCなどのビジネス形態や目的、イベントの性質によって異なりますが、いずれも既存顧客や明確なニーズを持った見込客などが主なターゲットとなります。
自社イベントとなるため競合企業はなく、商品やサービスをじっくりアピールすることができます。

規模やコンセプトによってはアットホームな雰囲気やブランドイメージに沿った空間に集客することができ、顧客満足度の向上や新規顧客との関係構築に一役買ってくれる効果もあるでしょう。

パブリックショー

パブリックショーは東京モーターショーやコミックマーケットなどに代表される、一般消費者に広く開放されたBtoCの展示会です。
商品の販売を目的として開催されていますが、新商品の紹介や企業のPRの機会としても適したスタイルのため、開催状況やコンセプトによって合同展示会の要素もあります。

２．展示会に出展するメリット

展示会の画像

展示会に出展することで、企業にとっては様々なメリットが得られます。
享受できるメリットにはどのようなものがあるのか、時間やコストをかけて出展する価値があることも事前に確認しておく必要があるでしょう。
以下のページでは展示会に出展するメリットについて詳しく解説します。

顧客との接点を作れる

展示会に出展することで顧客との接点を作れるのは、非常に大きなメリットです。
顧客にも種類がありますが、展示会はそれぞれの顧客に対して効果的なアプローチができるチャンスとなります。

新規顧客との接点

新規顧客と接点を作ることは、新たな商品販売やサービス提供の拡大につながる大きな要素です。
顧客の多くは、展示会のテーマを目的に来場するため、お目当ての商品やサービスが展示されているブースだけではなく、その他のブースにも足を運ぶことになります。
そして、自社のブースに足を運んでくれた顧客が、実際に商品やサービスに触れ、詳しい説明を受けることで、興味を持ち新しい顧客となります。

ネットサービスが隆盛を極める昨今ですが、商品やサービスの良さに直接触れられる展示会だからこそ、顧客とのコンタクトとしては絶好の機会です。

見込顧客との接点

見込客との接点として展示会を活用することで販売や成約につなげることができます。
最初のアプローチから進捗していない顧客や商談中の顧客を展示会に招待してみましょう。
展示会は自社の商品やサービスをダイレクトにアピールできるイベントです。つまり、見込客に対しても改めて商品やサービスを理解してもらう良い機会になります。

多くの見込客を呼び込むことができれば、売上に直結する可能性も増し、展示会の効果に大きく寄与します。注意したい部分としては見込客が他社のブースにも興味を持つ可能性もあるので、十分なアピールや接客、サービスなどを検討する必要があります。

既存顧客との接点

顧客がリピーターとなるには、自社の商品やサービスに好感や信頼を持ってもらうことが重要です。
既存顧客を展示会に招待し、改めて関係性の向上をはかるための接点として活用します。

展示会に来場してくれる既存顧客の多くは、すでに自社の商品やサービスに一定の理解を示してくれているでしょう。
既存顧客にとっては展示会という新鮮な雰囲気の中で、新商品や他のサービスに触れる機会であり、出展側としてもコミュニケーションをはかれる場です。このチャンスを十分に活用し、既存顧客との信頼向上に努めていきましょう。

認知度を上げられる

展示会によって来場者数に幅がありますが、数百人から数万人規模の集客を見込めることもあります。つまり、数日間で多くの人の目に触れられる機会に恵まれることは、出展する側にとっては大きなメリットです。
これから幅広い認知を目指す企業や新規参入企業などにとって、自社の名前、ブランド、製品、サービスなどを効率よく多くの人に認知してもらう絶好のチャンスです。
展示会には多数の企業が出展しているため、自社の存在や商品名を印象に残すためには次のような工夫が必要になります。

遠くからでも目に入るデザインのブース設営
来場者の商品への触れやすさや回遊性を考慮した動線
訴求力のあるキャッチコピー（看板）の活用
自社や商品に関するリーフレットなど販促ツールの作成

ブースの設備や装飾の工夫が重要なポイントになり、単にインパクトのあるデザインにすれば良いというものでもありません。
自社のイメージと合致したものや商品との関連を感じさせるものなどの要素を加えることで、より印象深いものになります。企業のイメージキャラクターなどがあれば、ポップやパネルに取り入れるのも良いでしょう。

また、大きな展示会であれば新聞やテレビなどの取材が入ることもありますし、来場者がSNSで紹介するなど、会場を飛び出した宣伝効果も期待できます。

展示会がもたらす効果に関しては、こちらで詳しく解説しています。
＞＞展示会の効果とは？出展を効果的にするポイントや効果測定方法を解説

３．展示会出展に向けて準備すること

展示会出展に向けて準備すること

展示会への出展が決まったら、計画的に準備を行いましょう。
展示会は、出展するだけで効果が得られるというものではありません。目的や目標の設定などの土台を固めたり、社内で情報の共有を行ったり、ブースや配布物の手配など、その準備は多岐に渡ります。
ここからは展示会の準備についての概要を解説します。

展示会の目的を明確にする

展示会の準備で最初のステップは、出展の「目的を明確にすること」です。目的が曖昧なままでは出展企画の内容も薄くなり、思うような展示会の効果は望めません。
事前に目的を明確にし、それに沿った目標を設定しましょう。
展示会の目的には主に次の項目が挙げられます。

新規顧客の獲得
ブランディングや認知度の向上
既存顧客との関係強化

目的が複数ある場合は、展示会のテーマやコンセプトと特に重視したいポイントを照らし合わせてみることも重要です。
展示会は目的を達成するための手段であることが前提です。

出展する商品とターゲットを決める

目的を明確にしたら、展示会に出展する商品とターゲットを決めましょう。
BtoBの展示会に出展する場合、自社の商材の中から展示会に訪れる関係者や来場者の興味を引くメインの商材を選定する必要があります。
企業として売り出したい新商品を大々的にアピールするのか、既存の人気商品を中心にするのかなど、展示会のテーマや来場者の傾向を考慮して決めることが大切です。

さらに、ターゲットを定めることも重要です。
例えば、住宅設備を取り扱う企業の場合、ターゲットを工務店にするかマンションメーカーにするかでもメインの商品や訴求のポイントが変わるでしょう。
既存顧客や見込顧客にやみくもに声をかけて集客しても、出展商品やサービスがターゲットから離れていれば購入や契約につながりにくいため、効率的ではありません。
良い商品が適切に評価されるためにも対象となるターゲットを明確にすることが重要です。

目標を設定する

主力とする商材とターゲット像が明確になったら、目的に沿った目標を設定します。
混同されやすいですが、「目的」と「目標」は異なります。
BtoBで例えると、目的を「新規顧客の獲得」とした場合、達成するための目標として「契約〇件成立」や「名刺〇枚獲得」などを設定します。つまり、目標は目的を達成させるための具体的な指標です。

展示会の目標設定

展示会では、目的のためにどのような目標を設定するのか検討し、効果が最大限に発揮されるよう具体的な数値を設定しましょう。
具体的な数値目標は展示会による効果も分かりやすく、その後の評価にも役立ちます。

出展ブースの詳細を考える

ブースのイメージやレイアウトなどの詳細は、展示会において重要な項目の一つです。
展示会によってはブースの設営を主催者に用意してもらうプランで申し込むこともできますし、設営を外部に依頼する場合は業者の選定や打ち合わせなども必要です。
いずれにしても、出展が決まったら早い段階でブースについて検討しましょう。

ブースのデザインは自社のブランドイメージや集客にも大きく影響しますし、レイアウトは体験や商談のスペースなど顧客の動線を考慮したうえで設計していく必要があります。

展示会を成功させるためのブース作りについては、こちらで詳しく解説しています。
＞＞【事例10選】展示会ブースの設営をするには？流れや費用なども紹介

出展前後の集客施策を考える

集客施策は、展示会成功のカギの一つです。当日は、とにかくブースに人を集めないことには話になりません。
多くの人が来場するといっても展示会には競合企業も多く参加しているため、待っているだけでは来場者は他社に流れていく恐れもあります。
自社のブースに足を運んでもらえるよう、集客施策はしっかりと行いましょう。

事前の集客

集客は展示会が開催される前から始まっています。
事前に関係各所や顧客に展示会の開催と出展を案内し、来場につなげましょう。
一例として次のような方法が考えられます。

ホームページでの告知
メールやDM、SNSの活用
展示会の招待状を送付

告知では展示会の開催場所や開催日時などの基本情報だけでなく、出展のコンセプトや販売する製品情報、魅力なども案内しておくと、集客率の向上や来場者とのスムーズな商談が見込めます。
さらに、来場者への限定サービスや特典、ノベルティなどにより集客効果や競合企業との差別化を図ることができます。
また、展示会が数日間に亘って開催される場合には、撮影した様子をホームページやSNSで伝えることも効果的です。

当日の集客

当日は、流動客にブースに立ち寄ってもらうための集客施策が必要です。
具体的な方法としてはスタッフによる呼び込み、ノベルティやリーフレットの配布など。
こちらから積極的にはたらきかけることで自社のブースを知らなかった流動客が会社や商品に興味を持ち、足を止めるきっかけとなります。
展示会当日は呼び込みやリーフレットの配布を効率よく行えるよう、余裕を持った人員の配置をし、ロープレなどのシミュレーションをしておくのもいいでしょう。

展示会は社をあげての一大イベントになる場合も多いので、入念な計画と準備を行って万全の態勢で臨みたいものです。

展示会準備の詳しい内容やスケジュールについては、こちらで詳しく解説しています。初めての出展でも円滑に準備を進めることができるポイントを分かりやすくお伝えしています。
＞＞展示会の出展準備で必要なものとは？スケジュール管理や成功の秘訣を公開

４．展示会出展の費用

展示会出展にかかる展費用

ここからは、展示会出展の費用について解説します。
何にどれだけ費用がかかるのかという内訳と、相場を確認して予算を組むことが大切です。項目によっては大きな金額になるため、助成金の活用なども視野に入れるといいでしょう。

展示会に出展するための出展料

通常、展示会は出展するために出展料が必要です。
出展料は、ブースの広さで決まることが多く、展示会の規模や集客力などによって料金に差があります。
ブースの広さは小間（コマ）という単位で呼ばれ、1小間の大きさが3ｍ×3ｍ、1小間あたり約20万円～50万円が相場です。

商品の陳列やサービスの体験スペース、商談スペースなどを考えてブースの広さを決める必要がありますが、初めて参加する企業は１～2小間ほどで出展する場合が多いようです。
注意するポイントとして、とりあえず広いブースにしたものの展示するものが少なければ閑散として立ち寄りづらいブースになってしまいます。適切なサイズをよく検討して決めていきましょう。

また、人通りの多い位置にブースを構えようとすると追加料金が必要な場合もありますし、継続的に出展している企業に優先的に割り当てられるようなこともあります。
出展料に関しては事前に主催者に確認をしておきましょう。

ブースの施工費用

ブースの広さやレイアウトを決めると、それに応じた展示会ブースの施工費用がかかります。
具体的にはブースのデザインや、床や壁の工事、照明や電源などの設備工事などが挙げられます。
展示会によってはこれらが出展料に含まれていたり、ブースの設置が簡単にできるパッケージブースを選べたりするので、主催者に確認しておきましょう。

ブースの施工費用は、規模やデザインによって前後しますが、小さい規模で50万円、大規模なものになると1千万円を超えるようなものまであります。ブースの施工は、出展においてコストがかかる項目の一つです。

先述した主催者提供のパッケージブースは外部に依頼するよりも安価な場合が多いためコストダウンを計ることができますが、パターンが少ないと他社との差別化が難しくなってしまいます。
自社で製作すればコストを抑えたうえで個性も発揮できますが、専門知識がないスタッフでの手作りで完成したブースは見劣りするものになりかねません。
当日の集客効果にも大きく影響する部分になるので、他社との差別化や展示会の効果を最大化するために、展示会設営の専門業者に依頼することも有効な方法です。

ブースの装飾費用

装飾費用についてはブースの広さや装飾の内容によって大きく変わります。

サインやロゴ、デジタルサイネージ
映像や音響効果（ディスプレイ、スピーカー等）
パネル・のぼり・ポスターなどの販促PR物
商品陳列棚・デスクなどの什器　など

自社のブースに必要なものをピックアップしていくことになります。
数ある競合企業の中から自社のブースに立ち寄ってもらうためには装飾は重要なポイントとなります。
しかし、集客を期待して単純に派手にしても、かえって気軽に足を運びづらい印象を与えてしまうかもしれません。また、ブランドイメージや商品コンセプトによっても装飾は異なってくるでしょう。

コストと集客効果のバランスを取りながら充実した内容になるよう、慎重に検討することが大切です。
機材などの一部はレンタルにしたり、毎年同じ展示会に出展する予定であれば来年以降も使用することを想定したアイテム選びをしたりといった工夫でコストを抑えることができる場合もあるので要確認です。

集客費用

集客は前項で解説したように、事前に行うものと当日行うものがあります。
事前の集客施策としては、招待状の送付や展示会用ホームページの作成などを行う場合は費用が発生します。
封筒や紙質などにこだわって作成する場合の費用は、切手代も含めて100部で3～5万円ほどです。
ホームページ作成は自社の既存のコンテンツに追加するのか、新たに開設するのかで異なりますが、場合によっては数十万円かかることもあります。
メールやSNSなども活用し、必要に応じた集客方法を選択しましょう。

当日集客に関しては配布するノベルティやリーフレットの作成、呼び込みに自社スタッフ以外のコンパニオンを起用する費用などが挙げられます。
ノベルティやリーフレットは品質によって差がありますが、例えばボールペンは1本100円前後、エコバックは数百円ほどで、企業名をプリントするとデザインによって1.5～2倍以上の値段になります。
いずれにしても数百個単位での発注になるため、必要予算は数万円以上です。
コンパニオンを依頼する場合の予算は、1日1人あたり3万円前後みておきましょう。

専門業者に依頼すれば費用は掛かりますがクオリティは確かなものになりますし、それにかかる時間も人員も削減することができます。
自社で準備するものと外注するもの、それぞれの費用対効果のバランスを考えて検討しましょう。

販促費用

集客だけでなく、その他の仕掛けも必要です。
展示会限定のサービスや抽選会、成約特典など、展示会の雰囲気やテーマ、コンセプトと合わせて販売を促進させるための仕掛けを準備します。
なお、その他の費用として商品の運搬費用や遠方の場合は出張費などがかかることも考慮する必要があります。

展示会の費用に関しては、こちらで詳しく解説しています。
＞＞展示会出展費用はいくらかかる？規模別の費用やコストの抑え方を解説！

５．展示会出展の注意点

展示会出展における注意点

展示会への出展を円滑に行い、効果を最大化するためには気を付けるべき注意点がいくつかあります。準備段階、展示会の会期中、終了後それぞれの注意点を確認し、スタッフで共有しながら臨みましょう。

準備は計画的に

出展までの準備については解説しましたが、それぞれのタスクをスケジュール管理しながら進行していく必要があります。
特に、ブースの設営やノベルティの発注、招待状の印刷など、外注するものに関しては展示会に間に合うよう納期に余裕を持って手配しましょう。
目安としては半年～3ヶ月前には、業者の選定と注文を完了させたいところです。展示会が遠方で行われる場合はスタッフの宿泊先の手配も忘れずに。

また、招待状の送付やメールの送信などは先方の都合も考慮して1～2ヶ月前には行い、直前にも改めて行うことが望ましいでしょう。
当日の出展に向けて様々な項目のスケジュールと〆切日を設定し、進捗管理を行うことが大切です。

スタッフ構成

展示会では、スタッフの構成や配置も重要なポイントです。
運営スタッフは人員の数だけを確保すればいいというものではありません。ブースへの呼び込みから商品説明、クロージングの流れを考慮した役割分担が大切です。

メーカーなどから販売員や説明員を呼ぶことも考えられます。
自社のターゲットに合わせたスタッフを配置することにより顧客の共感を得られやすくなります。
呼び込みや誘導はファーストインプレッションとなるので好感度の高いスタッフが担当し、サービスの説明は商品知識の高いスタッフや営業系のスタッフが引き継ぐという流れを作るとスムーズに商談が進むでしょう。

目標の進捗管理

展示会の出展にあたって設定した目標については進捗管理を行うことをおすすめします。
名刺の獲得数や新規契約の件数など、数値化した目標に対してどのくらい達成しているのか、展示会中にもデータを取ってスタッフで共有できることが理想的です。
目標値を下回りそうな場合や想定外の展開に対してはその場で軌道修正するなどの策を講じることができるからです。

終了後の顧客フォロー

展示会が終了した後の顧客対応も重要な点の一つです。契約につながった顧客へのお礼メールなどはもちろん、その場での購入や契約に至らなかった来場者に関しては新たな見込客としてアプローチすることができます。
展示会によって集めた情報は終了後も先々の購入・契約につなげられる可能性があるため有効活用したいところです。
獲得した名刺を整理し、確度の高い見込み客には重点的に営業活動を行いましょう。