業務プロセス可視化の進め方

業務プロセス可視化とは、「業務項目」「業務分担」「業務量」「業務の手順」を見える化し全体を把握できるようにすることです。業務はさまざまなプロセスが複雑に入り組むことが多く、段階によって作業者も異なり、業務全体を把握するのは容易ではありません。業務を可視化することで業務の全体像を把握できるようになり、各業務の担当者も自分の業務以外の作業内容が把握できるので、問題や課題に対処しやすくなります。

では、業務プロセス可視化の進め方ですが、まずは全ての業務項目を洗い出し体系的に一覧に整理した表『業務体系表』を作成します。業務内容を大分類・中分類・小分類等に細分化し、項目ごとの業務概要、作業者、作業工数などを整理し、「業務項目」、「業務分担」、「業務量」を把握します。

次に、業務の手順を視覚化します。業務の全体の流れを把握し、『フロー図』を作成します。業務の始まりから終わりまでに行う各作業の流れを記号や図を用いてチャート化します。文字だけでなく記号で業務の流れを表現するのが大きな特徴です。ここで注意している点は、『業務体系表』で細分化した小分類の単位で作成すること、また業務の粒度を揃えるようにします。また、イレギュラーなケースは同じフローに落とし込むとフローが複雑になり分かりづらくなります。別フローを作成するか補記する程度にしておくと分かりやすくなります。

最後に、『マニュアル』を作成します。マニュアルは『フロー図』で記した業務手順と業務要領を解説したものです。ここでは、『業務体系表』や『フロー図』の大分類・中分類・小分類と連動するように作成します。文章の書き方（文体および文章の記述方法）や、業務で使用するシステム名やファイル名等の表現は統一します。新人がマニュアルを使用することを想定して、新人が読みやすく理解しやすいものであることを意識して作成します。

業務可視化することのメリット

業務プロセス可視化（＝ここでは『業務体系表』、『フロー図』、『マニュアル』）すると、前述したように各業務の担当者や様々な立場の方が業務の全体像を把握できるようになります。作成した業務可視化から問題に着眼し、一つ一つの作業を見直ししていき改善を図っていきます。そうすることで業務効率化や業務ミスの低減、属人化解消によるリスク低減・業務量平準化により業務の生産性向上を図ることが可能となります。
KBIでは業務の可視化をサポートします。

『業務体系表』、『フロー図』、『マニュアル』の3点を作成することでより詳細な可視化をすることが可能となります。業務の可視化とお客さまのご要望に沿って業務改善を支援いたしますので、是非ご検討ください。