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コラム
展示会後のフォロー方法を紹介｜フォローの種類や商談獲得のためのポイント
展示会で自社ブースに大勢の来場者が足を運んでくれたとしても、なぜか「商談までつながらない」「顧客が増えない」ということはないでしょうか？
「名刺交換をして感触も良かったのに、契約締結までいかない」と悩んだことはないでしょうか？
展示会当日で商談までつながることはかなり少なく、商談・契約につなげるためには展示会後のフォローが鍵になります。
この記事では、展示会から商談を獲得するための方法について詳しく解説します。
【CONTENTS】
１．展示会後のフォローとは？
展示会後のフォローとは「展示会で接点をもてた顧客に対して、メールや電話でフォローし、商談などの次のステップへつなげること」です。
展示会の来場者は数多くいますが、全ての来場者が出展されている商品やサービスを今すぐ必要としているとは限りません。
多くの来場者は情報収集が目的なので、1つのブースに長く居座ることも少ないでしょう。出展企業は、限られた時間の中で来場者に興味を持ってもらえるかが鍵となります。
しかし多くの企業が出展し、限られた時間の中で自社をアピールすることは、難しい部分でもあります。
そのため、数多くの来場者と接点をもち、展示会後の検討段階で自社を思いだしてもらえるよう、展示会後にアピールすることが重要になるのです。
２．展示会後のフォローの種類
展示会後のフォローには、大きく分けて3つあります。
- 電話
- メール
- DM（郵便）
それぞれの特徴に沿って詳しく解説していきます。
電話
電話での展示会後フォローは、1対1で話すことができ、顧客のニーズを直接聞くことができるフォロー方法です。
展示会でヒアリングした内容のすり合わせができ、さらに現状や顧客の悩み・要望など細かいところまで聞くことが可能です。
展示会の会期中はどうしても時間が少なく、詳しい内容までは話せないのが現実です。
対して電話では、時間に余裕を持ってしっかり話すことができ、信頼を深めることができます。
電話での展示会後フォローのメリットとデメリットは、以下の通りです。
メール
一斉に送信できるメールは、とても効率が良く、展示会後にするフォローの中でもいち早く対応できる方法です。
メールでの展示会後フォローのメリットとデメリットは、以下の通りです。
一言で「メール」といっても、さまざまな種類があるので、下記にて説明します。
お礼メール
多くの企業が出展している中で、ブースの来訪者に展示会後も思い出してもらえるように、できるだけ早くお礼のメールを送りましょう。
あまり営業色を強く出さないよう、相手の熱量に合ったお礼メールを送ることが重要です。
一方で見込み度の高い顧客には1to1でメールを送信し、アポを打診するという方法もあります。
展示会のお礼メールについては、以下で詳しく解説していますので参考にしてみてください。
＞＞【例文つき】効果的な展示会お礼メールの書き方｜手順やポイントも徹底解説！
シナリオメール
シナリオメールは、メールを受信する顧客の行動（メール開封・メール内のURLやリンクをクリックなど）によって、2通目以降のメール内容や配信するタイミングの変更ができます。
メールでは、相手の反応が分かりづらいデメリットがありますが、シナリオメールであれば、顧客の行動を契機に事前に設計した通りに次のメールが送信されるので、効率的なフォローが可能です。
メルマガ
メルマガは、定期的に情報提供できる配信方法です。
売り込みや、強引にアポイントを取るような短期的な営業ではなく、長期的に来場者との関係を構築するためには効果的な方法です。
メルマガの内容は、自社製品の紹介もありますが、顧客にとって役立つさまざまな情報を盛り込んでいけば、自社に関心を持ってもらえる機会が増えるでしょう。
顧客情報の管理や、展示会後のフォローメール送信には「マーケティングオートメーション（MA）」がおすすめです。
＞＞BtoB向けのMAツール「リストファインダー」の詳細はこちら
DM（郵便）
DM（郵便）は、個人（担当者）宛てであれば読まれる可能性が高いので、自社に対して興味を持ってもらうには、おすすめのフォロー方法です。
メールや電話でのフォローが一般的になっているため、他社と差別化を図りたいケースにもおすすめです。また、紙媒体であれば、手元に置いておけるメリットもあります。
DM（郵便）での展示会後フォローのメリットとデメリットは、以下の通りです。
３．展示会後のフォローの流れ
展示会後のフォローで商談や商品の導入検討につなげるためには、展示会前からフォローの準備をしっかりしましょう。
展示会後フォローまでの流れは、以下の通りです。
- 展示会の事前準備
- 展示会の会期中の対応
- 展示会後フォロー
①展示会の事前準備
展示会後は、来場者の記憶が新しいうちに展示会の内容を思い出してもらえるように、早めのアフターフォローが重要です。
展示会の会期中と展示会後の行動が、事前準備によって決まるので、すばやくアフターフォローをするためにも、しっかりと段取りをたてておきましょう。
フォロー方法を決める
事前準備では、スタッフの誰がどの方法でフォローしていくかを決定します。
さらに、来場者の見込み度合いに沿ったフォローもしていきましょう。
以下は、来場者の見込み度合い別フォロー方法の一例です。
お礼メールはブースの来訪者全員に必要ですが、配信するメールは、見込み度合いによって内容を変えていきましょう。
フォローシナリオを作成する
フォローシナリオとは、見込み顧客と商談や商品の購入、サービスの契約に至るまでの見通しを踏まえて筋道を立てることです。
フォローシナリオを作成することによって、見込み顧客を放置することなく、自社への関心から信頼まで得られるよう、的確な行動が選択できます。
もちろんシナリオ通り、完璧に進むことは少ないかも知れませんが、顧客獲得の機会を失わないよう、事前にフォローシナリオは必要です。
以下は、フォローシナリオの一例です。
1. 顧客のセグメントの基準決定（案件化の有無・導入時期・興味関心の度合いなど）
2. セグメント別のフォロー内容と訴求内容（※）
3. 対応スケジュールの確認
（※）セグメント別フォロー例
・確度「高」顧客
営業担当による対面フォロー・アポ打診
・確度「中」顧客
マーケティング担当による導入事例・サービス紹介の資料送付
インサイドセールスによる架電
・確度「低」顧客
マーケティング担当によるセミナー案内・お役立ち情報の配信
各フォロー内容はいつまでに対応するのかきちんと期日を決めておくことで、対応漏れや後回しになるのを防ぐことができます。
フォローシナリオを作成して無駄な行動をなくし、展示会後のフォローが最大限にいきるように事前準備を進めましょう。
アンケートシートやヒアリングシートを作成する
アンケートシートやヒアリングシートは、チェック方式で作成することがおすすめです。
文章の記入項目があると、記入に時間がかかってしまい、すべてヒアリングできなかったり、アンケート自体に答えてくれない可能性があります。
短い時間で知りたい情報を獲得できるよう、「はい・いいえ」などで答えられる方式や、チェックをつけるだけの選択方式がベストです。
お礼メールを作成する
展示会の会期中～展示会直後は、名刺データを整理したり管理システムに登録する作業が必要になります。そこからメールを作成していてはフォロー自体が遅くなってしまうため、お礼メールは事前に作成しておきましょう。
多くのブースを見て回り、1つ1つ説明を受けている来場者にとっては、日にちが経つにつれて自社への印象は薄くなってしまいます。
顧客が展示会での内容を忘れてしまわないように、できるだけ早くお礼メールを送り、印象付けましょう。
その時の会話やお得な情報などプラスαで送信できれば、さらに印象深く残ります。
活用するコンテンツを用意する
フォローメールで送付できるようなWEBコンテンツや資料を用意しておきましょう。
内容によっては、直接商談につながる可能性が高いので、フォローシナリオに合わせてコンテンツを活用しましょう。
以下は、WEBコンテンツの一例です。
- 製品やサービスの機能・活用例
- 導入事例
- 特典情報
- キャンペーン案内
- セミナー案内
- 話題のニュース
- よくある疑問・質問回答
どの顧客にどのコンテンツを活用するかで、送信する内容も変わってくるので、事前に想定できるニーズからコンテンツ内容を検討すると良いでしょう。
②展示会の会期中の対応
展示会の会期中は、来場者への接客が第一優先となりますが、展示会後のフォローをスムーズに進めるため、以下2つのタスクはしっかりこなしましょう。
来場者にヒアリングをする
事前に準備しておいたアンケートシート・ヒアリングシートを活用しながら、来場者の情報をしっかり獲得しましょう。
また、直接ヒアリングするうえで重要となるのが名刺交換です。部署・役職など重要な情報も名刺内にあるため、確実に名刺交換はしてください。
アンケートシート・ヒアリングシートの以外の内容もメモしておきましょう。
名刺はすぐにデータ化する
ブースへの来訪者に、すぐにお礼メールを送信できるよう、名刺をデータ化します。
今はアプリやスキャナーなどで簡単にデータ化する方法もあります。
データ化することによって、社内で情報共有ができ、見込み顧客を逃すこともありません。
展示会修了後にデータ化しても良いですが、可能であれば会期中から実施しておくと、会期後の処理が楽になります。
③展示会後フォロー
展示会からの顧客獲得で最も重要なのが、アフターフォローです。
展示会の事前準備・会期中にアフターフォローのために遂行してきたタスクをすべて活用しましょう。
展示会後にお礼のメールを送る
できれば、展示会当日～2営業日、遅くとも1週間以内にはお礼のメールを送りましょう。
他の出展者もお礼のメールを送るのでいち早く送信し、さらに展示会で直接話した内容などもプラスαで追加すると、印象に残りやすくなります。
展示会のお礼メールについては、以下で詳しく解説しています。
＞＞【例文つき】効果的な展示会お礼メールの書き方｜手順やポイントも徹底解説！
お礼メール後もフォローを行う
展示会後の「お礼メール」だけでは、せっかくの見込み顧客を逃してしまう可能性があります。
来場者全員にお礼メールは送りますが、その後のフォローは来場者の見込み度合いや目的別に行いましょう。
見込み度合いが高い顧客には、電話でアポイントを取ったり、逆に見込み度合いが低い顧客には、定期的に情報提供ができるメルマガなどを送信し、関係性を良好に保つようにしていきましょう。
この内容は事前準備のフォローシナリオで事前に計画しているため、計画通りに進め、成果をまとめておくことで、次回出展時の改善に役立つでしょう。
４．展示会後のフォローで成果を出すポイント
展示会の会期中に商談までつなげられることがベストですが、限られた時間で来訪者の対応を行う必要があり、数多くの企業が出展している展示会では、難しいことが多いです。
そのため、展示会後のフォローで商談につなげられるかが勝負になってきます。
展示会後のフォローで成果を出すポイントについて、以下で詳しく解説します。
展示会で獲得した情報をリスト分けする
展示会で自社ブースに足を運んでくれた顧客にいち早くフォローができるように、獲得した情報をリスト分けしましょう。
一人一人に丁寧なフォローをするのが最適ではありますが、限られた時間の中で効率的にフォローをするためにリスト分けは必要です。
1つの製品に対して、顧客のリスト分けの例として、以下のように分けられます。
- すでに検討を行っている。購買を積極的に考えている。
- 話は出ているが、まだ具体的に決まっていない。
- 製品を扱うかどうかも決定していない。
事前にリスト分けの定義を決めておけば、名刺交換した時点で顧客をすぐに仕分けすることができます。見込み度別に名刺を分けておく、顧客管理リストに登録する際にセグメントのタグを入れておく、などの対応でその後のフォロー準備が楽になりますので、ぜひ実践してみてください。
見込み度合に応じたアプローチをする
見込み客の目的に応じて、適切なアプローチができていないと、商談の機会や購買意欲を失ってしまったり、逆に嫌がられてしまう可能性もあるので注意しましょう。
フォローシナリオを作成する際には、ブース来訪者の「見込み度合い」に応じたアプローチをすることが重要です。
以下で、詳しく解説していきます。
フォロー方法｜見込みの高い顧客
見込みの高い顧客には「電話」が有効です。
展示会当日のヒアリングで自社商品を必要とする意思があることが確認できれば、即座に電話することをおすすめします。
展示会で話した内容を再確認することができ、補足や提案の話も進めていけるでしょう。
積極的なアプローチで商談を獲得していきましょう。
フォロー方法｜検討段階ではない見込み顧客
まだ導入の検討段階ではない見込み顧客には、「リードナーチャリング」を実施していきましょう。
リードナーチャリングとは、「リード＝見込み客・ナーチャリング＝育成」のことです。
例えば、現時点で購買意欲がない顧客にも、情報提供したり、良好な関係を保ちつつ、いずれは商談・購買・取引までつながるよう育てていくフォロー方法です。
まだ検討はしていないが課題は感じている顧客や、感触が良かった顧客に対しては、メール内のリンクへのアクセス履歴や資料ダウンロードなどの行動履歴を確認して、顧客が今なにを求めているのかが把握できます。
メールで、顧客が抱えている問題や課題を明らかにできるような情報を送信することで、さらに詳しく聞きたいと商談につながる可能性があります。
メールを送るだけでなく、追加でヒアリングを行うために、時期を見計らって電話するのも忘れないようにしてください。
フォロー方法｜見込みが低い顧客
見込みが低い顧客にも、継続的に接点をもちつつ「リードナーチャリング」を実施していきましょう。
しかし、注意点としては、まだ自社に興味を持ってもらえていない可能性があるので、自社製品の紹介が中心の売り込みメールなどを配信し続けてしまうと、顧客から配信停止されかねません。
業界情報やお役立ちコンテンツなど、顧客にとって価値のある情報を送り続けることがポイントです。
展示会に足を運んだということは、情報を得たいという気持ちはあるので、長期的に関係を作っていくアプローチ方法をしていきましょう。
５．まとめ
展示会後のフォロー内容や商談獲得までのポイントをまとめてみました。
お客様の購買への見込み度合いに応じて、フォローの方法を変えていきましょう。
- 購買意欲が高い見込み顧客：電話にてアポイントメントを取る
- 購買の可能性がある顧客：シナリオメールやメルマガ、DMにて導入事例など購買意欲につながる情報を提供する
- 購買意欲が低い顧客：メルマガなどで幅広い情報提供をする
それぞれ的確なアプローチを行って、リードナーチャリングを実施していきましょう。製品やサービスが良くても、商談・購買・取引までつなげるためには、企業への関係性が重要になります。
強引な売り込みばかりで顧客を逃してしまうことなく、顧客のニーズに応えることができるように、電話やメールなどを上手く使って商談や顧客を増やしていきましょう。
