【前編】業務量をExcelで可視化！中小企業の人事担当者が知るべき実践方法とコツ

人員配置の最適化や業務プロセスの効率化などを図る際には、社内の業務量を可視化することが第一ステップになります。

業務量を可視化する際には、各部門や従業員が対応する業務の全体像を体系的に整理することが必要です。そこで活用されるツールに「エクセル（以下、Excel）」があります。

企業の業務改善に取り組む担当者のなかには「Excelを利用してどのように業務量を可視化するのか」「デメリットはあるのか」など気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、Excelを利用して業務量を可視化するステップやExcelを用いるメリット・デメリットなどについて解説します。

業務量の可視化とは

業務量の可視化とは、各部門と従業員が従事しているタスクの内容や所要時間などを、図表やグラフで定量的に把握できる状態にすることです。

例えば、以下のような取り組みが挙げられます。

▼業務量の可視化に関する取り組み
　・業務の分類を階層的に整理する
　・業務全体における作業内容と構成割合を明確にする
　・各従業員の業務負荷や貢献度を分析する　など

業務量を可視化することによって、業務量の偏りやリソースの充足状況、非効率な業務などを特定して、業務全体の改善を図ることができます。主に業務プロセスの効率化や人員配置の最適化、属人化の解消、残業時間の削減などを目指すために実施されます。

Excelで作成できる！業務量の可視化に役立つ表

業務量を可視化する際は、現状の業務内容と各作業の所要時間を整理することが必要です。Excelを使って簡単に作成できる表の種類として、以下が挙げられます。

業務体系表

業務体系表は、部門や個人が担当するすべての業務を一覧にした表です。

この表を作成することで「どの部門で、誰が何の業務に対応しているのか」といった業務の全体像を階層別に把握できます。

Excelで業務体系表を作成する際は、部門別に業務内容・担当者・所要時間・発生頻度・重要度などの項目に分けて業務内容を分類します。

▼業務体系表の作成例（一部抜粋）

業務進捗表

業務進捗表は、各業務の進捗状況をリアルタイムで管理するための表です。

この表を作成することにより、「スケジュールどおりに業務を進行できているか」「特定の担当者に業務が集中して残業が起きていないか」「何日までにタスクを完了できそうか」などをチームで共有できるようになります。

主にプロジェクトの進行管理を行ったり、繁忙期の業務配分や人員配置を調整したりする際に用いられます。Excelで業務進捗表を作成する際は、タスクごとに担当者名や進捗状況などを記載します。

▼業務進捗表に記載する項目
　・プロジェクト名
　・タスクの内容
　・開始日
　・完了予定日
　・進捗状況（％）
　・遅延理由　など