【後編】業務量をExcelで可視化！中小企業の人事担当者が知るべき実践方法とコツ

人員配置の最適化や業務プロセスの効率化などを図る際には、社内の業務量を可視化することが第一ステップになります。

業務量を可視化する際には、各部門や従業員が対応する業務の全体像を体系的に整理することが必要です。そこで活用されるツールに「エクセル（以下、Excel）」があります。

企業の業務改善に取り組む担当者のなかには「Excelを利用してどのように業務量を可視化するのか」「デメリットはあるのか」など気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、Excelを利用して業務量を可視化するステップやExcelを用いるメリット・デメリットなどについて解説します。

Excelで業務量を可視化するステップ

Excelを利用して業務量を可視化する際には、事前に一つひとつの業務内容を洗い出すとともに、現場の実態を調査することが必要です。ここでは、具体的なステップを紹介します。

①業務の棚卸を実施する

まずは業務の棚卸を実施して、社内で対応しているすべての業務を洗い出します。

日常的な業務だけでなく、四半期に一度の業務や年末時期の業務なども漏れなく洗い出すことが重要です。部門ごとの業務を棚卸することで、体系的に整理した図表やフロー図をスムーズに作成できます。

▼業務の棚卸を行うポイント
　・業務を大分類・中分類・小分類に分ける
　・各業務の作業内容に関する概要を記載しておく
　・毎日または不定期なのかサイクルを区分する
　・業務遂行の方法（手作業・紙書類・ツールなど）を記載する

②業務一覧をリスト化する

業務の棚卸を行ったあとは、Excelの表作成機能を使ってリスト化します。このリストは、業務の全体像を把握するための基礎データとなります。

リスト化する際は、業務名・作業内容・担当者・所要時間・実施頻度・作業対象などの項目を設定して各部門のフォーマットを統一します。

▼リスト化する際のポイント
　・各項目は自由記入ではなく選択形式にする
　・作業内容は具体的で分かりやすい表現で記載する

Excelで業務一覧表を作成することで、各業務の特性や各従業員のタスク量、閑散期・繁忙期などを分析しやすくなります。

③現場の従業員の意見を反映する

Excelで作成した業務一覧のリストを現場の従業員に確認してもらいます。

業務の棚卸を行った際に、特定の従業員にしか認識されていないブラックボックス化した業務が含まれていなかったり、業務時間のなかの割り込みタスクを把握できていなかったりしている可能性があります。

現場の業務を調査してリストと照らし合わせることで「実態と相違がないか」「見落としている作業はないか」などを確認でき、より正確に業務の全体像を可視化できます。

Excelで業務量を可視化するメリット

Excelを用いた業務量の可視化は、業務改善の取り組みに対して予算やリソースが限られる企業にとってさまざまなメリットがあります。

低コストで取り組める

社内の基幹的な業務に使用するツールとして、Excelを既に導入している企業も少なくありません。新たなツールの導入や有料テンプレートの購入などに追加費用をかけることなく、業務改善の一歩を踏み出すことができます。

フォーマットをカスタマイズしやすい

Excelの表作成機能を活用すると、フォーマットを自由にカスタマイズできるメリットがあります。汎用的なテンプレートでは対応できないような業界特有の業務や独自の管理項目を追加できるため、企業の業務特性に合わせた運用が可能です。

また、一度作成したフォーマットを運用している際に改善点や変更点があった場合でも、すぐに修正できる柔軟性を持ち合わせています。

グラフの作成を簡単に行える

専門的な知識がなくても、Excelに記入した数値データに基づいてグラフを簡単に作成することが可能です。業務量の偏りや時間配分などを視覚的に把握できるようになるため、分析による課題の抽出と的確な改善策につなげられます。

例えば、「業務全体における各作業の構成比を円グラフにする」「年間の業務量をタスクごとに棒グラフにする」といった活用法があります。経営陣への報告資料にも役立ちます。

Excelで業務量を可視化するデメリット

導入コストを抑えつつ手軽に活用できるExcelですが、運用管理においてはいくつかデメリットも存在します。

バージョンの管理が難しい

Excelで作成したファイルをローカル上に保存する場合には、複数人で同じExcelファイルを編集する際に最新版がどれか分からなくなるリスクがあります。

ファイル名に日付やバージョン番号を付けて管理する方法がありますが、「誤って上書き保存した」「操作ミスで削除してしまった」といったヒューマンエラーが発生する可能性もあり、混乱を招く原因となります。

リアルタイムでの管理が難しい

Excelファイルは、複数人で同時に編集できない場合があります。リアルタイムでのデータ共有が難しく常に最新の業務状況を確認できないことから、情報のタイムラグが発生してしまいます。

特に「業務の進捗状況はどうなっているのか」「直近の残業時間が増えていないか」といったリアルタイムの業務情報を管理したい場合には、正確な情報が分からないことでトラブルにつながる可能性もあります。

なお、Excelでリアルタイムの共同編集を行うには、クラウドでの連携が必要になります。

モバイルでの操作が難しい

スマートフォンやタブレットでのExcelファイルの編集には制限があります。そのため、外出先やリモートワーク環境での確認・更新作業には不便を感じることがあります。

業務一覧表の作成やデータの更新作業などをスムーズに行うには、PCでの作業が必要となります。Excelを使用できる社内PCが限られる場合には、特定の担当者しかファイルの編集を行えず、管理が煩雑になることも少なくありません。

業務の可視化が悩みならアウトソーシングがおすすめ

社内のリソースやノウハウに問題があり、「自社のみで業務量の可視化が難しい」という場合には、アウトソーシングを活用することも一つの方法です。

KBIでは、業務可視化をワンストップでサポートしています。業務の棚卸から業務体系表やフロー図の作成、データの整理・分析、改善策の実行まで対応しており、多角的な視点から業務の改善を後押しします。

詳しくは、業務可視化サービスのページをご確認ください。

まとめ

業務量を可視化することは、業務プロセスの効率化や人員配置の最適化、属人化の解消などの業務改善を図るうえで重要な取り組みの一つです。Excelを使用することで、業務を体系的かつ視覚化した図表を手軽に作成でき、業務の全体層を可視化できます。

ただし、複数人でのリアルタイムな共同編集や情報共有には制限があり、運用においてハードルが高いと感じる方も多いのではないでしょうか。Excelの運用に不安や課題を持つ方は、外部にサポートを依頼することも有効な選択肢といえます。

KBIが提供する『業務可視化サービス』は、組織に存在する業務の全体像や工程間のつながりを言語化・図式化することによって、潜在的なボトルネックを特定します。課題に応じて多角的な視点から改善策を検討することで、持続的な業務改善を後押しします。

詳しくは、お問い合わせフォームからお問い合わせください。