【後編】業務量を可視化する方法とは？人事担当者が知っておくべき実践的手法

組織全体の生産性を高めるために欠かせない取り組みとして“業務量の可視化”があります。

各部門や従業員の業務量が見えない状態では、「リソースの配分に偏りが生じている」「特定の業務がブラックボックス化している」などの問題が生じる可能性があり、組織の持続的な成長を妨げる原因となりかねません。

この記事では、企業の業務改善に取り組む人事担当の方に向けて、業務量を可視化するうえでの課題や具体的な実践方法、可視化後の対応などについて解説します。

業務量を可視化したあとの取り組み

業務量の可視化は、業務の改善を実現するための第一歩に過ぎません。可視化によって得られたデータから非効率な業務やリソースの偏りを特定して、業務配分や人員配置を見直すことが重要です。

ここからは、業務量を可視化したあとの取り組みについて解説します。

①業務フローの作成

可視化されたデータを基に、各業務の流れを体系的にまとめた業務フローを作成します。これにより、「誰がどのタイミングで何の作業をしているのか」が明確になり、非効率な工程や重複している作業を特定しやすくなります。

▼業務フローを作成する際のポイント
　●各部門・チームの業務を棚卸する
　●各業務の開始から完了までのプロセスを時系列で並べる
　●図形・矢印・記号を用いて各業務の進行や担当者の役割を図式化する

②業務の標準化・業務プロセスの見直し

作成した業務フロー図を基に、問題のあるプロセスや業務内容を洗い出します。

▼改善すべきプロセスや業務の具体例
　●特定の作業に時間がかかっている
　●一つの工程が特定の担当者に依存している
　●特定の従業員だけ残業時間が多い
　●部門間の連携時に複数のやり取りが発生している　など

特定の作業に時間を要している場合には、「従業員の作業スピードによる問題か」「人員の不足による問題か」など原因を特定して改善策を検討します。

属人化している業務は、マニュアルの作成や業務プロセスのデジタル化などによって、標準化することが必要です。これにより、業務品質の均一化と作業効率の向上を実現できます。

③PDCAの実行

業務の標準化やプロセスの見直しを行った際は、PCDAによって継続的な分析・改善に取り組むことが欠かせません。

▼PDCAを実行する流れ

流れ	実施すること
P（Plan計画	業務のボトルネックを特定して改善策を立てる
D（Do実行）	改善策を実行に移す
C（Check評価）	改善後の業務量を再度可視化して効果を測定する
A（Action改善	測定結果を基に、次のアクションを検討する

PDCAを繰り返し実行することで、データに基づいた客観的な改善活動が組織全体に定着し、持続的な成長につなげられます。

業務量の可視化に取り組む際のポイント

業務量の可視化に取り組む際には、目的に応じた評価項目・評価指標を設定するとともに、統一した条件でデータを収集できる仕組みを整えることがポイントです。また、必要に応じて外部のサポートを活用することも一つの方法です。

可視化の目的を明確にする

まずは「何のために業務量を可視化するのか」目的を明確にすることが必要です。例えば、以下のような目的が挙げられます。

▼業務量を可視化する目的の具体例

　●特定のプロジェクトの人員配置計画を立てたい
　●部門全体の残業時間を削減したい
　●人員配置を最適化して生産性を向上したい　など

目的を明確にすることで、業務量を正確に把握するための適切な測定項目と評価指標を設定できるようになり、精度の高いデータの収集・分析が可能になります。また、従業員に目的を共有して理解を促進すると、協力を得られるようになります。

データ収集と記録形式をルール化する

業務内容や所要時間などに関する正確なデータを集めるためには、データ収集と記録形式をルール化することが欠かせません。従業員ごとに記録項目や方法が異なると、データの正確な比較分析が行えず、ボトルネックの特定が困難になります。

業務量を正しく把握するためには、記録用のフォーマットを作成して記録のルールを定めることが必要です。

▼ルール化しておく内容

内容	概要
記録する項目	業務の種別、作業内容、所要時間など
記録内容の粒度	作業内容をどこまで詳細に記載するか
記録する期間	記録開始日から記録終了日
記録するタイミング	始業時・終業時・毎週金曜日など

また、タイムトラッキングツールやExcelなどのツールを活用することで、従業員の負担を減らして効率的なデータ収集体制を構築できます。

アウトソーシングを検討する

「自社のノウハウに自信がない」「分析や改善に取り組むリソースが足りない」といった場合は、専門知識を持つ外部の会社にアウトソーシングを依頼することも一つの方法です。

業務量に関する調査や分析、改善策の立案などに対する社内のリソース負担を軽減できるほか、客観的かつ専門的な視点から業務を分析してもらえます。これにより、社内では気がつきにくい潜在的なボトルネックを見つけられる可能性があります。

KBIでは、業務の可視化をトータルサポートしています。現状課題の整理・抽出からデータ分析、具体的な改善活動までワンストップで対応するため、実効性の高い業務改善につなげられます。

KBIの業務可視化サービスとは

まとめ

業務改善を通じて組織の生産性向上を目指すには、業務量を可視化することが第一歩となります。非効率な工程や属人化している業務、負荷の偏りが生じている業務などを明らかにすることで、課題に応じた的確な解決策を導き出すことができます。

「業務の可視化に取り組みたいけれど、何から始めればよいか分からない」「業務に忙しく対応する時間がない」という方は、アウトソーシングを活用することも有効です。

KBIでは、業務の可視化をワンストップでサポートしています。業務の項目・分担・量・フローといった4つの項目から業務を可視化して、業務量を定量的に評価します。データによる分析を通じて各業務の特性を把握することで、的確な改善アプローチを実現します。

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