【前編】業務量を可視化する方法とは？人事担当者が知っておくべき実践的手法

組織全体の生産性を高めるために欠かせない取り組みとして“業務量の可視化”があります。

各部門や従業員の業務量が見えない状態では、「リソースの配分に偏りが生じている」「特定の業務がブラックボックス化している」などの問題が生じる可能性があり、組織の持続的な成長を妨げる原因となりかねません。

この記事では、企業の業務改善に取り組む人事担当の方に向けて、業務量を可視化するうえでの課題や具体的な実践方法、可視化後の対応などについて解説します。

業務量を可視化するメリット

社内の業務量を可視化することにより、生産性に影響を及ぼしているボトルネックを特定して改善策を講じられます。具体的なメリットには、以下が挙げられます。

属人的な業務を発見できる

業務量を可視化することにより、属人的な業務を発見できます。

「従業員に知識・スキルの偏りがある」「業務遂行のプロセスがブラックボックス化している」といったように、特定の従業員に業務が依存している状態では、以下のような問題が生じるリスクがあります。

▼属人的な業務が存在することによる問題
　●特定の従業員が欠勤や退職をした際に業務の停滞が生じる
　●特定の従業員だけに業務負荷がかかり、不公平感が生まれる　など

このような問題を防ぐには、業務量を可視化してブラックボックス化の解消を図り、標準化した業務体制を築くことが求められます。

業務負荷の差を把握できる

従業員間の業務量の格差を定量的に評価することにより、残業時間だけでは見えにくい実際の業務負荷を正確に把握できるようになります。

一人ひとりの業務量が不透明な場合には、個々の業務遂行スキルや貢献度を適正に評価することが難しくなります。また、「誰がどれくらいの仕事を抱えているか」を把握できないため、特定の人に業務が集中してしまい、生産性の低下や残業による人件費の増加を招くことも考えられます。

業務量を可視化して、個々のタスクと所要時間を定量的に把握できるようになると、公平な評価制度の構築と適切な業務配分を行うことが可能です。

人員配置を最適化できる

人員配置の最適化を図れることも、業務量を可視化するメリットの一つです。

各部門・各従業員の業務量をデータとして管理・分析することで、繁忙期・閑散期における業務量の変動を考慮した柔軟かつ効率的な人員配置を行えるようになります。これにより、採用時の配属先の決定や異動計画などの精度を高められます。

また、新しいプロジェクトを計画する際にも、必要なリソースや期間を正確に見積もることができ、戦略的な人員配置が可能になります。

業務量の可視化が難しい理由

業務量の可視化は、組織全体の生産性向上を目指すために重要な取り組みです。しかし、業務の特性や従業員のスキルは異なるため、一筋縄ではいかない課題も存在します。

業務量の可視化が難しいとされる理由には、以下が挙げられます。

従業員によって業務品質やスピードが異なる

業務内容が同じであっても、従業員一人ひとりのスキルや経験、習熟度によって業務プロセスに要する時間は大きく異なります。

例えば、勤続年数の長いベテラン社員と新人社員では、同じ作業でも所要時間やヒューマンエラーの発生頻度に差が生じます。

このように、個人の作業スピードや業務品質の違いが業務量の測定結果に影響を与えます。一律の基準で業務量を測ろうとすると、実態に合わない結果が出てしまう可能性があります。

定量的な測定が難しい業務がある

業務量を可視化する際には、「所要時間」や「成果物の個数」といった定量的な数値で測定することが難しい業務があります。例えば、以下のような業務が挙げられます。

▼定量的に業務量を測定することが難しい業務の具体例
　●企画の立案
　●顧客からの相談・クレーム対応
　●プロジェクトの打ち合わせ
　●チームメンバーのフォロー　など

物理的な成果物は、制作・完成させた個数や所要時間で業務量を測ることが可能です。一方、成果につながるまでのプロセスや、アイデアの創出や問題解決などの目に見えない作業については、工数を客観的に算出することが難しくなります。

単に作業時間だけでなく、その業務を遂行するプロセスや付加価値も考慮して評価指標を設定する必要があるため、業務量の可視化が複雑になりやすいといえます。

見えにくい・意識していない業務がある

従業員自身が日常的に行っている細かな業務を意識しておらず、人事担当者が正確に業務の全貌を把握できないという問題があります。

例えば、主要なタスクとして認識されにくい作業や、タスクの合間に対応する割り込み業務などは、客観的に把握することが難しくなります。

▼客観的に把握が難しい業務の具体例
　●会議の準備
　●メールの整理
　●資料のファイリング
　●電話対応
　●チームメンバーからの質問への回答　など

このような「見えない業務」は、全体の業務量に占める割合が意外と大きい場合もあります。業務の改善を図るためには、見えにくい業務も正確に把握することが求められます。