【後編】業務の洗い出し・棚卸方法を解説！進め方やフォーマット、失敗しないコツとは

業務棚卸は、組織の効率化や属人化の解消に不可欠な取り組みです。一方で、「業務棚卸を命じられたけど、どう進めればいいか分からない」「書類にどうまとめればよいのか」とお悩みではありませんか？
この記事では、そんな方に向けて、業務棚卸の具体的な進め方から書き方、活用方法までを解説します。

業務棚卸に活かせるフレームワーク

業務棚卸をより効果的に行うための分析手法として、いくつかのフレームワークを活用できます。
ここでは、代表的なフレームワークをいくつかご紹介します。

ECRS（イクルス）

ECRSとは、業務プロセスを改善するための4つの観点（排除・統合・交換・簡素化）から業務を分析する手法です。

「その作業は本当に必要か（排除）」「複数の作業を一つにまとめられないか（統合）」「作業の順番を入れ替えたり、担当者を変更したりできないか（交換）」「もっと簡単にできる方法はないか（簡素化）」といった観点で見直すことで、無駄をなくし、効率化を図ることができます。

BPMN（ビジネスプロセスモデリング）

BPMNは、業務プロセスを統一的な記法で図式化し、可視化する手法です。

特定の記号やアイコンを用いて業務の流れ、関係者、イベントなどを詳細に記述するため、複雑な業務プロセスも分かりやすく表現できるのが特徴です。部門間や関係者間での共通理解を促進し、業務の改善点を効率的に見つける手助けとなります。

また、国際標準規格であるため、専門家だけでなく誰でも読み解きやすい点も利点です。

バリューチェーン分析

バリューチェーン分析は、企業の事業活動を「主活動」と「支援活動」に分け、どの部分で付加価値が生まれているか、あるいはコストが発生しているかを分析する手法です。

具体的には、購買物流、製造、出荷物流、販売・マーケティング、サービスといった「主活動」と、人事・労務、技術開発、調達活動、全般管理といった「支援活動」に分類します。

業務棚卸の結果と組み合わせることで、各業務がどのように企業の競争力につながっているのかを把握し、どの業務を強化・改善すべきかなどの戦略的な意思決定を進めることができます。

業務棚卸で失敗しないコツ

業務棚卸を成功させるために、担当者がつまずきやすいポイントと、その効果的な解決策について詳しく解説します。
対策を事前に講じることで、スムーズな推進が可能になるでしょう。

目的を共有する

「なぜ業務棚卸を行うのか」という明確な目的を、現場の従業員全員に事前に共有することが不可欠です。

「不要な業務をなくして効率を上げる」「働きやすい環境を作る」といった前向きな目的を丁寧に伝えることで、従業員の理解と協力を得やすくなります。目的が不明確だと、従業員は「自分の仕事が減らされるのでは」と不安を感じ、非協力的な態度を取るおそれがあります。透明性の高いコミュニケーションが、成功の基盤となるでしょう。

棚卸は網羅的に行う

「自分の担当業務は棚卸の対象外だ」と独断で判断せず、すべての業務を漏れなく洗い出すことが重要です。

特に日常のルーティンワークではないイレギュラーな業務や、特定の従業員しか知らない「暗黙知」となっている業務も必ず対象に含めましょう。業務全体を正確に把握でき、隠れた課題や改善点を発見できます。

小さな業務でも組織全体に与える影響は大きく、見落としが後の問題につながる危険性があります。

結果を共有する

業務棚卸の結果を、関係者全員に透明性をもって共有することが重要です。

「誰がどんな業務にどれくらいの時間をかけているか」を可視化することで、業務の偏りや課題に対する共通認識を持てます。また、現場からの貴重なフィードバックを積極的に収集することで、より実態に合った効果的な業務改善策を立案できるでしょう。

共有プロセスを通じて組織全体の当事者意識が高まり、改善への取り組みが加速します。

外部委託を活用する

社内に業務棚卸のノウハウが不足している場合や、担当者が他の業務と兼務している場合、外部の専門家を積極的に活用するのも効果的な選択肢です。客観的な視点から業務を分析してもらえるため、社内だけでは見つけられない課題を発見できます。

KBIの業務可視化サービスは、業務棚卸のノウハウ提供や設計～実務サポートまで専門家による一貫した支援で、お客様の業務改善を推進します。

まとめ

業務棚卸は、組織の効率化と属人化解消を実現するための重要な取り組みです。

適切な手順で実施し、結果を有効活用することで、業務フローの改善、マニュアル作成、最適な人員配置が可能になります。成功のポイントは、目的の明確化、網羅的な実施、結果共有、そして必要に応じた外部専門家の活用です。

専門的で効率的な業務棚卸をお求めなら、関西ビジネスインフォメーション株式会社の豊富な経験とノウハウをご活用ください。業務の洗い出しから可視化、改善提案まで一貫してサポートし、確実な成果創出をお約束します