【前編】業務の洗い出し・棚卸方法を解説！進め方やフォーマット、失敗しないコツとは

業務棚卸は、組織の効率化や属人化の解消に不可欠な取り組みです。一方で、「業務棚卸を命じられたけど、どう進めればいいか分からない」「書類にどうまとめればよいのか」とお悩みではありませんか？
この記事では、そんな方に向けて、業務棚卸の具体的な進め方から書き方、活用方法までを解説します。

業務棚卸が必要な理由

業務棚卸は日々の仕事内容を客観的に見つめ直し、組織全体の課題を発見するために不可欠なプロセスです。組織の抱える課題を解決し、競争力を向上させる重要な基盤となります。

属人化を防止するため

特定の担当者しか遂行できない業務があると、その担当者が急に休職したり退職したりした場合に、業務が滞ってしまうリスクがあります。

業務棚卸を通じて業務内容を可視化・標準化を進めることで、誰が行っても業務をスムーズに行えるようになります。これにより円滑な業務引き継ぎが実現し、組織全体の安定性を高めることが可能です。

後継者育成や、技術継承の土台作りとしても役立ちます。

効率性を高めるため

業務棚卸は無駄な作業や重複したプロセスを発見し、生産性の低下を防ぐ上で重要です。

業務内容を詳細に洗い出すことで、非効率なプロセスや業務を停滞させているボトルネックを特定することができます。

例えば、複数の部署で顧客情報を個別にExcelで管理している企業もあるでしょう。その場合、二重入力や情報の偏り、誤った情報での業務進行といった非効率な運用となります。

これをCRMツールの導入・管理・運用に切り替えることで、一元管理を可能とし、二重入力など手間の解消や情報の整合性を高めることができます。こうした非効率的な業務のボトルネックを特定することは重要です。

リソースを有効活用するため

各従業員がどのような業務にどれくらいの時間を費やしているかを正確に把握することで、組織のリソース配分を最適化できます。

特定の従業員に業務が集中している状態を解消し、リソースの偏りをなくすことが重要です。スキルと業務内容のミスマッチ解消による、個人能力の最大化も期待できるでしょう。

システム化やツール導入による自動化範囲の明確化を行い、従業員の得意分野やスキルに合わせた適切な人員配置を実現することで、一人ひとりの能力を最大限に引き出せます。

DXを推進するため

デジタル化やITツール導入の際、現状の業務フローが不明確だと適切なツール選定や導入後の効果測定が困難です。業務棚卸で現在の業務を詳細に把握することで、どの部分をデジタル化すれば最大の効果を得られるかを判断できます。

これによりペーパーレス化や自動化の優先順位が明確になり、段階的なDX推進と投資対効果の算出が可能になります。

業務の洗い出しと棚卸の違い

業務改善を進める際によく使われる「洗い出し」と「棚卸」には、以下のような違いがあります。

項目	業務の洗い出し	業務棚卸
目的	特定の業務の課題や改善点を見つけるために行う	全社におけるすべての業務を把握するために行う
範囲	限定的・部分的	包括的・全社的
期間	短期間	中長期間

一般的に、洗い出しは特定の業務の課題を発見するために行うのに対し、棚卸は会社全体の業務を包括的に把握するために行います。棚卸には、洗い出しが不可欠です。

また、会社によっては明確に使い分けられていないケースもあります。

業務棚卸をする流れ

業務棚卸は、計画的に進めることでスムーズに行うことが可能です。
ここでは、業務棚卸を成功に導くための具体的なステップをご紹介します。

①棚卸する範囲の決定

部署ごとや特定のプロジェクト単位など、業務棚卸を行う対象範囲を明確に設定する必要があります。
範囲を限定することで、作業の効率化が図れます。

②事前準備

業務棚卸を円滑に進めるためには、事前の準備が欠かせません。
棚卸の目的、進め方、スケジュールを関係者全員に共有し、協力を得ることが重要です。また、使用するフォーマットやテンプレートを事前に準備しておくと、スムーズに作業を進められます。

③業務の洗い出し

「いつ、どこで、誰が、何を、どうしているか」という5W1Hの観点から、日々の業務を細かく書き出していきます。
普段意識していないようなルーティンワークも、すべて漏らさず洗い出すことがポイントです。

④工程のリスト化

洗い出した業務を、時系列に沿って工程ごとにリストアップしていきます。業務の開始から完了までの流れを順番に並べることで、全体の流れを把握しやすくなります。
この工程で、業務のボトルネックとなる部分が見つかることがあります。

⑤業務工程の分析と整理

リスト化した業務を、「コア業務」「ノンコア業務」などに分類し、分析を行います。
収益に直結する重要な業務や、単純作業で自動化できる業務などを整理することで、改善点が見えてきます。

⑥体系化して文書化

棚卸した情報をフォーマットに沿って整理し、文書化します。これにより誰が見ても業務内容がわかるようになり、情報が共有しやすくなります。
この文書は、後の業務改善やマニュアル作成の基盤となります。

業務体系表のフォーマットやテンプレートについて

体系表のフォーマットには、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトが広く活用されています。

フォーマットに含める項目は、業務内容、担当者、実施頻度、所要時間、必要なスキルレベル、発生する課題点などです。これらの項目をテンプレート化することで、誰でも統一された形式で情報を整理でき、部署間での比較や分析が容易になります。

標準化されたフォーマットを使用することで、業務の可視化と改善点の発見がより効率的に進められます。

業務棚卸の結果を活用する方法

棚卸によって得られた詳細な業務情報を、組織の成長と効率化につなげるための具体的な活用方法をご紹介します。
適切な活用により、投資した時間と労力を最大限に活かせるでしょう。

業務フローの作成

洗い出した業務工程を基に、業務の流れを分かりやすく図式化することで全体像を可視化できます。業務全体を俯瞰的に見ることができ、非効率な部分やボトルネックになっている箇所を特定しやすくなるでしょう。
業務フローの作成例として、関係者毎にレーンを作成し、□と◇を使った流れ線に沿って作成する方法があります。

業務フローの例

システムへのインプットやアウトプットの可視化、現物の可視化も重要なポイントです。

業務マニュアルの制作

棚卸で可視化された業務内容を、具体的な手順としてマニュアルにまとめることで標準化を実現できます。業務の属人化を防ぐだけでなく、品質の標準化や新入社員の教育コスト削減にも大きく貢献するでしょう。

マニュアルを定期的に更新することで、常に最新の情報に保つことが重要であり、継続的な改善サイクルを構築できます。
業務の引き継ぎ時間短縮と、品質向上の両立が期待できます。

人員配置の見直し

各従業員の担当業務や業務量を詳細に可視化し、バランスの取れた人員配置を検討することが可能です。

特定の業務に時間を取られすぎている従業員がいれば、他の従業員に業務を分散させる判断ができるでしょう。コア業務に集中できる環境を整えることで、組織全体の生産性向上を目指せます。

スキルと業務のマッチング精度向上により、従業員の満足度向上と離職率低下にも効果が期待できます。