【後編】as is to beを構成するフレームワークとは？管理者が知りたいノウハウをご提供

現状の停滞を打破し、理想とする組織にしたいとお考えではありませんか？
「As is/To be」は、業務効率化の鍵となる手法です。課題解決への道筋を明確にし、組織全体の成長を加速させるフレームワークとして様々なシーンで活用されています。この記事では「As is/To be」の概要や具体的な活用シーンや取り組み方法などを解説します。

As isとTo beどちらが先？

As isでの現状把握とTo beの目標設定は、どちらを先に始めるとよいのでしょうか。両者の優先順位は、課題解決の方向性によって異なります。
ここでは、それぞれのケースを紹介します。フレームワーク活用時の参考にしてください。

As isを先に把握するケース

As isを優先させると、現状の把握から解決策を講じる手順が採用されます。現状の課題解決に取り組みたいのであれば、As isから着手する方法をおすすめします。<特に以下のようなケースでは、As isを優先させる手法が有効です。

• 短期間の目標を達成したいケース
  
• 理想像が思い浮かばないケース
• As is/To beフレームワークに不慣れなケース

現状を踏まえたうえで現実的な目標を設定すると、達成の可能性が高まるでしょう。

To beを先に設定するケース

To beの設定を優先させると、現状より目標に向けた施策が重視されます。将来の目標やプランが定まっているのであれば、To beの優先が有効です。
具体例は、以下のケースです。

• 長期間かけて目標に取り組むケース
• 現状にとらわれず改善策を考えたいケース
• 理想像が明確であるケース

ビジネスシーンでは、企業単位や部署単位で目標を設定する機会が数多く存在します。現状からの成長をつねに求められるため、To beの優先が基本形といえます。

As is/To beフレームワークで業務改善するステップ

As is/To beフレームワークを活用し、業務プロセスの改善を実現するまでの流れを5つのステップで紹介します。以下の例では、To beの設定を優先します。
施策に取り組んだあとは、検証と再試行を続けましょう。

1. To beを設計する

はじめに、業務プロセスの改善で達成したい目標をTo beとして設定しましょう。具体的な数値と達成時期を盛り込み、To beに落とし込む姿勢が大切です。
「1年後までに残業○○時間の削減」のような目標であれば、具体性と時期が明確でありチーム内の共通目標として意識しやすいでしょう。

業務改善を成し遂げるには、作業工程の見直しや効率化が求められます。初期にTo beを設定することで、必要な戦略が把握できます。

2. As isを把握する

次に、現状を把握するAs isの工程に移ります。現在の業務プロセスについて、To beと同じ評価軸で状況を洗い出すと現状が把握できます。
業務の所要時間や1日あたりの生産性など、さまざまな指標で分析が可能です。As isとTo beの間にどれほどの差があるのかを把握する過程が重要です。

業務の効率化ができていなければ、As isとTo beのギャップは大きくなります。変革の機会と捉えて、前向きにAs isの分析に取り組みましょう。

3. 両者のギャップを分析する

As isとTo beを比較して、改善の余地があるギャップを探しましょう。両者のギャップは組織が抱える課題であり、伸びしろともいえます。

As isとTo beのギャップは、両者を同じ指標で比較すると分析が可能です。たとえば、現状の作業時間が100時間で、理想の作業時間が50時間であれば、50時間のギャップを埋める必要があると分析できます。
現状把握と目標設定に数値を用いると、容易にギャップの測定や分析ができるでしょう。

4. ギャップを解消する施策を考える

As isとTo beのギャップを突き止めたあとは、課題に対する改善策の検討に移ります。具体性と根拠のある改善策が理想といえます。

To beの理想を実現させるため、改善策はさまざまな角度から考えることが大切です。業務プロセスの改善では、着手時期や担当者の違いで大きな変化が起こります。

思い浮かんだ改善策はやみくもに取り入れるのではなく、課題の解決とギャップの解消が果たせるのかを検討する必要があります。

5. 施策を実行し効果を確認する

改善策を導き出すと、最後に施策の実行と効果の検証作業に移ります。ギャップの解消、課題解決は達成できたのかを確認する工程は重要です。

To beで定めた数値目標があれば、施策を講じて表れた結果と直接比較できます。目標達成できていれば、業務改善は成功したといえるでしょう。
もしも目標に届かなかったとしても、何度でも再試行が可能です。PDCAサイクルを回して、業務プロセス改善の計画立案と、施策の実行を繰り返しましょう。

As is/To beフレームワークを利用するときの注意点

As is/To beフレームワークを活用するうえで、気をつけたい3つのポイントを紹介します。To beで無謀な目標を設定すると、達成の可能性が大幅に下がります。また、現状把握や当事者の合意など、時間がかかりやすい点もデメリットです。

現状の把握に時間がかかる

As isでの現状把握には、ある程度の時間を要します。業務プロセスの振り返りや所要時間の洗い出しなど、必要な工程が多く存在するためです。
通常業務を続けながら現状把握にも着手すると、担当者への負担が増大するでしょう。業務改善が目的にもかかわらず、現状把握で手が回らなくなると本末転倒です。

自社での現状把握が困難であれば、外注がおすすめです。KBIでは、As isからTo beまで対応できる業務可視化サービスを提供しています。

現実的なTo beを設定する必要がある

To beとして設定する目標は、実現可能なレベルが適切です。企業の業務改善では、理想を追うために非現実的な目標を設定するケースがよく発生します。
現状に対して過大な目標を設定すると、達成できる確率は大幅に低下するでしょう。チーム内のモチベーションを低下させるおそれもあります。

To beを設定するときは、自社が活用できるリソースや他社の成功事例を踏まえて、現実的に達成できそうなレベルの目標を提案しましょう。

関係者全員の合意なしには実行できない

As is/To beフレームワークを用いた業務プロセスの改善作業は、関係者全員の合意を得る必要があります。意見が分かれたままプロジェクトを進めると、目標や改善策が定まらず失敗に終わるおそれがあるためです。

特にAs isとTo beそれぞれの設定には、関係者同士のすり合わせが重要です。部署や役職に応じて、現状の認識と理想像は異なります。全員の協力を得るには、活発なコミュニケーションが求められます。

まとめ

本記事では、As is/To beフレームワークの概要を紹介しました。現状把握と目標設定を軸とするこの手法は、企業のあらゆる課題を解決するシーンに向いています。
ステップは、以下の順で進めましょう。

1. To be（理想）の設計
2. As is（現状）の把握
3. ギャップの分析
4. ギャップ解消のための施策検討
5. 施策の実行と効果検証

現状の組織や部署に課題を感じているものの、対策を打てない方はこうしたフレームワークを活用し改善に努めましょう。

KBIの業務可視化サービスは現状分析から理想とする姿のサポートを約束します。
普段の業務が忙しく、業務プロセスの改善へ踏み切れない方は、お気軽にご相談ください。

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