【前編】as is to beを構成するフレームワークとは？管理者が知りたいノウハウをご提供

現状の停滞を打破し、理想とする組織にしたいとお考えではありませんか？
「As is/To be」は、業務効率化の鍵となる手法です。課題解決への道筋を明確にし、組織全体の成長を加速させるフレームワークとして様々なシーンで活用されています。この記事では「As is/To be」の概要や具体的な活用シーンや取り組み方法などを解説します。

As is/To beフレームワークとは

As is/To beフレームワークは、課題分析と改善に役立つ手法です。企業や組織、個人単位など、様々なレベルで活用できます。

このフレームワークの特徴としては、現状の把握と理想像の設定を通じて課題に取り組む点です。現状と理想のギャップ分析が、具体的な改善策の決定に繋がります。
たとえば、営業事務部の業務改善をテーマとする場合、現状の非効率な業務プロセスと、効率化された理想的な状態を比較検討することで、具体的な改善策を見出すことができます。

As isとは

As is/To beフレームワークにおける「As is」は「アズ イズ」と読み、現状を示す概念です。課題を解決したいのであれば、現状の把握が大切で、As isに着目する必要があります。
業務の効率化を目指すのであれば、現在の所要時間や工数、人員などのデータをAs isとして洗い出す必要があるでしょう。

As isは、具体性のある数値で表すことが重要です。客観視できる数値があれば、後述する「To be」とAs isのギャップを明確に表せます。

To beとは

As isに対して、「To be」（トゥービー）は、理想像や実現させたい姿を表す言葉です。
As is/To beフレームワークを活用した施策の目標は、To beを実現させることです。As isと同様にTo beでも、数値に基づいた具体的な目標を据える必要があります。

「作業時間の○○%削減」や「残業代の○○%削減」などが、To beの具体例です。

To beを設定する際は、数値に根拠を添えるとよいでしょう。やみくもに設定すると、現実性のない目標となるおそれがあります。

As is/To beフレームワークのメリット

As is/To beフレームワークは、企業の課題解決に有効です。
以下で、主なメリットを3つ紹介します。As is/To beフレームワークは情報共有が簡単で、明確な方向性を保てるため業務改善に期待できます。ほかのテーマに応用しやすい点も魅力です。

問題や解決策を共有できる

As is/To beフレームワークを利用する過程で、問題点と解決策の共有が可能です。現状を把握すると問題点が認識でき、理想像を設定すると解決策が検討できます。

企業の課題解決プロセスでは、チーム内での情報共有が重要です。管理者から実務の担当者まで情報共有できると、スムーズな業務改善につながります。
To beとして明確な数値目標を設定すると、達成に向けてプロジェクトチーム内での結束を強め、モチベーション向上の効果が期待できるでしょう。

解決の方向性がずれない

As is/To beフレームワークを導入すると、一定の方向性を保ったまま課題の解決を図れます。初期段階でTo beを定めることで、プロジェクトの方向性を作れるためです。

企業における課題解決のプロセスでは、当事者の人数が多く、議論の迷走につながるケースがあります。迷走の主な原因は、不透明な目標設定です。
To beから設定した目標を踏まえて解決策に着手すると、迷走は避けられるでしょう。仮に方向性がずれても、目標を振り返ることで容易に修正できます。

さまざまなテーマに応用できる

As is/To beフレームワークは、汎用性の高い手法です。課題解決を目指すビジネスシーンであれば、さまざまなテーマに応用できます。
人材育成・組織改革・プロジェクト遂行などが、応用テーマの具体例です。業務プロセスの改善にとどまらず、あらゆる施策での活用が見込めます。

現状の把握と理想像の設定は、企業活動のどの部分にも対応できるプロセスです。課題は、一度As is/To beフレームワークに当てはめてみましょう。

As is/To beフレームワークの利用シーン

ここでは、As is/To beフレームワークの活用例を3つ紹介します。
一定のゴールを目指した施策に取り組む際は、幅広いシーンでフレームワークの利用が可能です。マーケティング施策では売上にアプローチでき、業務改善では経費削減が期待できます。

目標設定

企業のあらゆる目標設定において、As is/To beフレームワークの活用が可能です。具体的な目標をTo beとして設定し、達成するための施策に取り組みます。

組織、個人いずれの目標設定にも対応できる点がメリットです。部署全体の売上目標や、社員個人の業務目標などを設定できるでしょう。

As is/To beフレームワークは、情報共有が簡単な点も大きなメリットです。設定した目標を社内で共有すると、達成に向けて士気を上げる効果が期待できます。

業務属人化

特定の担当者しか業務内容を理解していない状態は、その担当者が不在や退職になった場合のリスクが高くなります。こうした小規模な組織においても活用できるフレームワークです。

まず、As isで現状の業務プロセスを可視化することで、属人化している業務を特定できます。To beでは、具体的に業務の標準化やマニュアル作成、担当者以外でも対応可能な状態を目標とするなどの設定が可能です。

これにより、担当者以外でも業務を遂行できるようになり、属人化によるリスクを軽減し、組織全体の業務効率化に繋がります。

Web集客

企業の売上を伸ばすうえで、Webマーケティング施策も欠かせない存在です。こうした施策を検討するときも、As is/To beフレームワークが活用できます。

Web集客においては、まず、As isで現状の集客状況を可視化しましょう。HPや広告経由での流入状況の確認を始め、サイトの訪問者数、問い合わせ数、資料ダウンロード数など企業が重要とする指標ごとに課題を特定する必要があります。

To beでは、こうした課題を軸に「いつまでに訪問者数〇〇人、問い合わせ〇〇件、売上〇〇万円」などの理想的な状態を設計しましょう。