【前編】ひっ迫する営業事務の改善業務とは？ボトルネックを見える化し組織の効率化を

事務業務の効率化が滞り、IT化やシステム導入を進めた他部署のボトルネックとなっているケースが増えています。このような状況に危機感を抱きながらも、日常業務に追われて改善に十分な時間を割けずにいる企業が少なくありません。
この記事では、事務業務の改善によくある課題と具体的な解決策について詳しく解説します。

事務職によくある課題とその影響

中小企業では、事務担当者が多岐にわたる業務を兼務しているケースが少なくありません。特に、営業に関する事務を同時に担当する場合、業務範囲はさらに広がり複雑化することがあります。

業務負担の増大は、入力ミスや処理遅延といったミスの発生を招き、人件費などのコスト増大の要因となります。さらに、各担当者ごとの業務が細分化されすぎてしまい、管理者ですら全体像を把握できないといった状況に陥ることも珍しくありません。

事務業務のムダが招くリスク

事務業務における非効率さや無駄は、組織全体に深刻な影響を与えるおそれがあります。単純な作業効率の低下にとどまらず、人材の離職や企業の競争力低下まで招く危険性があるため、早急な対策が必要です。

業務の属人化

煩雑な作業がマニュアル化されずに放置されると、業務の属人化が引き起こされます。

特定の担当者しかその業務を進められない状態は、担当者不在時に仕事が滞るだけでなく、引き継ぎの際にも多大な時間と労力が必要です。
業務によっては、会社全体の業務内容や他部署との連携について深い知識が求められる場合があり、さらに属人化が進む要因となります。

非効率な業務による煩雑化や残業時間の増加

事務作業の多くは煩雑で正確性が強く求められるため、担当者にとっては大きな心理的負担です。ストレスからくる集中力の低下や、ミスを防ぐための過剰な確認作業は必要以上に時間がかかり、残業時間が増加する要因になります。

また、部署や業務の種類ごとにシステムや書類の形式が統一されていないケースでは、さらなる効率低下の原因となります。

負担の集中による離職

業務負担の大きさは既存担当者の離職を引き起こし、さらには新たな就職希望者の減少にもつながります。

一方で、事務職の多くは直接的な利益を生み出す部署ではないとみなされ、適切な評価を受けにくかったり、IT化の優先順位を後回しにされたりする傾向があります。

結果として人員不足に拍車がかかり、残された担当者の負担が増大するという悪循環に陥ってしまうのです。

個人でできる業務の改善

事務業務には、個人レベルで実施可能な業務改善方法が数多く存在します。これらの改善策は特別な予算や承認を必要とせず、すぐに取り組むことができるため、まずは以下の方法から始めることをお勧めします。

改善方法	説明
デスクおよび周りの整理	●デスク周りに置くものはできるだけ少なくする ●書類は積み上げない ●紙資料は配置場所とルールを決めて職場で共有する
データやデスクトップの整理	●ファイルの命名法はルール化し、古いものや不要なものは見分けがつくようにする ●複数バージョンのファイルを管理しなければならない場合、ファイル名の最初に変更した日付を入れる
よく使う用語の単語登録	●業務上でよく使う用語や定型のあいさつなどはユーザー辞書に登録し、簡単に出力できるようにする ●「いつもお世話になっております」「よろしくお願いいたします」など ●ミスタッチの危険性も減らせる
ショートカットキーの活用	●Windowsに標準装備されているショートカットキーを使いこなせると、作業効率を上げられる ●Ctr+Aで全選択・Ctr+Cでコピー・Ctr+Xでカット・Ctr+Pでペーストなど

これらの改善策が有効だと感じた場合は、ぜひ部署内で共有しましょう。自分だけの方法のままにしておくと、結果として属人化の一因になってしまうことがあります。

全社規模で業務を改善する手順

個人レベルの改善だけでは限界がある場合、全社規模での業務改善が必要となります。効果的な改善を実現するためには、体系的なアプローチが欠かせません。
以下の手順に沿って進めることで、確実な成果を期待できます。

①業務内容を整理・見える化する

現状の業務をすべて洗い出し、そのプロセスをフローとして「見える化」することが改善の第一歩です。どのような改善手段を用いるかにかかわらず、このステップは必須です。

この段階が不十分だと、いくら良い改善策を導入しても、それがうまく機能しないおそれがあります。まずは、現在の業務がどのように行われているのかを正確に把握することから始めましょう。

②改善できるポイントを探す

時間がかかりすぎている作業や特定の個人に集中しすぎている業務など、改善対象となるポイントを具体的に特定します。
特に「ムリ」「ムダ」「ムラ」やボトルネックが発生している箇所を探し、優先順位をつけて整理することが重要です。

③改善手段を選定する

改善すべきポイントが明確になったら、それに合った具体的な改善手段を選定します。業務フローの見直し、ITツールやシステムの活用、あるいは一部業務のアウトソーシング導入など、さまざまな選択肢があります。

現場の状況や課題に最も適した改善策を、関係者と十分にすり合わせながら決定することが重要です。

④効果を測定し改善を継続する

改善策を実行したら、その効果を具体的に測定し数値化することが不可欠です。
改善を行う前と後の作業効率や作業時間を比較し、導入した策が仮説通りの効果を上げているかを確認します。もし期待した効果が得られていない場合は、その原因を深掘りし、改善策を見直して繰り返すことで、継続的な業務改善サイクルを確立することが可能です。