【後編】ひっ迫する営業事務の改善業務とは？ボトルネックを見える化し組織の効率化を

事務業務の効率化が滞り、IT化やシステム導入を進めた他部署のボトルネックとなっているケースが増えています。このような状況に危機感を抱きながらも、日常業務に追われて改善に十分な時間を割けずにいる企業が少なくありません。
この記事では、事務業務の改善によくある課題と具体的な解決策について詳しく解説します。

事務の業務改善を行う具体的手段

業務改善の方向性が決まったら、具体的な改善手段を選定し実行に移します。 以下に代表的な改善手段を示しますので、自社の状況に最も適したものを選択してください。

業務マニュアル作成

整理した業務フローをもとに、標準化が可能な箇所についてはマニュアルを作成します。
マニュアル化は業務の属人化を防ぎ、誰でも一定の品質で作業を実行できる標準化を実現できます。

PCの買い替え

PC性能の低さが、業務のボトルネックになっているケースは決して珍しくありません。
より新しい型のPCに買い換えることで、どの程度の作業効率化が見込めるか、初期投資に対する費用対効果を詳細に算出して判断しましょう。

従業員の研修・教育

業務への取り組み方や、マインドセットについて組織的な研修や教育を実施します。
同時にPCや業務で扱うツールの操作スキルを全体的に底上げすることで、チーム全体の生産性向上を図ります。

アウトソーシングの活用

社内の人員に限りがある場合は、外部のアウトソーシングサービスの利用を積極的に検討しましょう。
委託先がどのような業務を得意としているか、費用対効果などを複数社で比較検討してから依頼先を決定します。

ITツールやシステム

事務作業の効率化において、ITツールやシステムの導入効果は極めて大きいものがあります。
以下で、代表的なツールを紹介します。

RPA

RPA（Robotic Process Automation）は、定型的な事務作業を自動化できるツールです。
複数のアプリケーションをまたがって設定できるため、業務内容や現在使用しているシステムに縛られずに利用できる点が大きな特長です。

承認・申請ツール

承認・申請ツールは、稟議や申請・承認のフローをインターネット上で実施できるようにするシステムです。
ペーパーレスを推進し紙媒体での処理にかかる時間や手間を削減することで、業務の効率化や管理コストの削減が期待できます。

勤怠管理ツール

勤怠管理ツールを導入することで、人事総務部門の作業を大幅に削減できます。
従業員の勤怠状況の把握が容易になるだけでなく、給与計算がスムーズになり入力ミスや勤怠カードの押し忘れなどのヒューマンエラーの減少につながります。

チャットツール

ビジネスチャットツールを導入することで、社内外の情報共有を促進できます。
迅速なコミュニケーションが可能になり、メールのやり取りにかかる手間を削減したり顧客とのスムーズな連携に利用したりなどが可能です。

Web会議システム

会議が多い会社では、Web会議システムの導入が非常に効果的です。
会議のためにかかる移動コストを削減できるだけでなく、会議の録画機能を使って議事録作成の手間を省いたり、後から内容を確認したりすることが可能です。

事務業務を改善するときのポイント

業務改善を成功させるためには、単に改善策を実施するだけでなく、組織的な取り組みとして継続させることが重要です。
以下のポイントを押さえて進めることで、より確実な成果を期待できます。

改善の結果をフィードバックする

改善の成果や発生したミスについて、部署全体でフィードバックを共有する体制を構築します。

ミスが発生した場合はその原因を徹底的に究明し、再発防止策を講じることで、組織全体の学習効果を高められます。
個人の経験を組織の財産として蓄積していくことが、持続的な改善において重要です。

改善手段の目的を明確にする

導入する改善策ごとに、「何を目的にして行うのか」を明確にすることが不可欠です。

例えば、「残業時間の削減」「ヒューマンエラーの減少」「顧客満足度の向上」など、具体的な目標を設定します。
従業員とこの目的を共有することで、全員が同じ方向を向き、効率的な改善活動を進めることができるでしょう。

現場との協力体制を作る

業務の「見える化」から具体的な改善策の選択に至るまで、現場で実際に業務を行っている従業員の協力は必須です。

現場の声を積極的に聞き入れ、彼らが日頃感じている課題や改善のアイデアにも真剣に耳を傾けることで、現実的で効果的な改善策を見つけ出すことができます。

事務業務の改善には「見える化」を

効果的な業務改善を実現するためには、まず現状の正確な把握が不可欠です。

業務の全体像を可視化することで、改善すべき箇所を的確に洗い出すことができ、最適な改善策の選択が可能になります。見える化は業務改善の出発点であり、この段階を疎かにすると後の改善活動すべてが非効率になってしまいます。

関西ビジネスインフォメーション株式会社では業務の見える化から改善策の実行まで、トータルでサポートするサービスを提供しております。

まとめ

事務業務の改善は、個人レベルの取り組みから全社規模のシステム導入まで、段階的に進めることが重要です。
まずは業務の見える化を行い、改善すべきポイントを特定してから、最適な改善手段を選択しましょう。改善活動を成功させるためには、現場との協力体制構築と継続的なフィードバックが欠かせません。

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