【後編】バックオフィス業務の効率化が求められる理由とは。手段や手順について解説

企業活動を裏側から支えるバックオフィス部門の効率化に課題を感じている会社は多いのではないでしょうか。バックオフィスには人事・労務や経理・財務、営業事務など様々な部署があります。

企業によって部署の線引きが異なることも多く、それにより様々な業務が発生することが特徴として挙げられるでしょう。そのため、特定の部署や担当者に業務負荷が集中して属人化しやすい傾向があることや、情報共有が上手くいかないなどの問題が発生しやすくなります。 この記事では、バックオフィス業務を効率化するための具体的な方法を解説します。

バックオフィス業務を効率化する手順

ここでは、バックオフィス業務を効率化する3つのステップを紹介します。
ツールやシステムを導入する前に、事前の準備が重要です。導入後は効果を数値的に評価して改善することでパフォーマンスを高められます。

1. 業務フローを作成して可視化する

業務効率化を図るには、まず具体的な作業内容や手順を洗い出し、明確化することが不可欠です。

業務フローを可視化することで、課題を特定できます。属人化している作業や、省略可能な工程などを把握することが可能です。

ただし、部署内の全業務を初期段階から把握し改善するのは困難です。工程が多岐にわたる場合は従業員へ詳細の確認が必要となります。まずは、全体像を把握しつつ、優先的に効率化すべき業務を絞り込みましょう。

2. 業務内容に合わせた効率化の手段を選ぶ

洗い出した業務内容を精査し、どのような手段で効率化させるかを検討します。
以下のような手段が、効率化の一例です。

• 書類データを一元管理することでペーパーレス化を図る
• RPAなどのツールを用いて自動化する
• ワークフローシステムを導入して決裁フローを効率化する
• システム化しにくい作業のマニュアルを作成する
• 社内にノウハウが乏しい業務を外部委託する

対象業務の切り分けと、適切な手段の選択が重要です。

3. 実行し効果の測定をする

効率化するための手段が決まれば、急いで改善すべき業務や、効果が大きそうな業務から取り組みましょう。どんな方法を試したのか、できるだけ数字やデータでチェック・評価をしてください。導入前に具体的な目標を決めておき、導入前に具体的な目標を設定し、変化や効果を分析することも重要です。

もし思ったような効果がなかった場合、原因を調べて、別の方法を試しましょう。この流れを繰り返していくことで、どんどん良い方法が見つかっていくはずです。

バックオフィス業務を効率化する手段やツール

バックオフィス業務効率化の方法の一つに、大規模な統合的なシステムの導入があります。しかし、標準化やツールの活用が進んでいない部署にとっては、導入のハードルは高く費用も掛かるため現実的ではありません。そのような場合は、特定の課題に対して業務マニュアルの作成や自動化ツールから始めることをおすすめします。

業務マニュアル作成

業務や作業が属人化し、特定の人に仕事が集中している状況が見られる場合、業務マニュアルの作成が有効です。

業務マニュアルを作成することで、業務経験がない人でも手順を理解し作業を進められるようになります。電子化された業務マニュアルを作成し、部署内の誰もがアクセスできるようにすることで、情報共有が簡単にできるでしょう。担当者が不在の場合でも、他のメンバーがマニュアルを参考に業務を進められるため、業務の停滞を防ぐことができます。

また、業務マニュアルの作成は、業務の標準化や効率化にも繋がります。業務の手順や注意点が明確になることで、スムーズに業務が進むでしょう。また、新人教育や引き継ぎの際にも役立ち、教育コストの削減にもつながります。

チャットツール

ビジネス向けチャットツールは、社内やリモートワーカーとの連絡に便利です。個人への連絡やチームへの伝達事項を、すばやくメンバーとシェアできます。

メールとは異なり、ワークフローに特化した機能が備わっていることや、社外への誤配信を防げること、個人のタスク管理と連動できることなどが大きなメリットです。
代表的なツールとしては、ChatworkやSlack、Microsoft Teamsなどがあります。

RPA

RPA（Robotic Process Automation）とは、定型作業の手順を自動化するツールです。
RPAを利用すれば、たとえば「Excelで作られたテンプレートを使用して他の資料からデータの転記・収集を行って資料を作成しメールで送付する」という一連の操作を登録し、自動的に実行できます。

担当者がPC上で行っている操作をRPAに記録することによって、作業の代行が可能になります。操作する内容によっては人間より高速な処理が可能で、省力化とともにスピードアップが可能です。

アウトソーシング

業務によっては外部に委託（アウトソーシング）するほうが効率的な場合もあります。一時的に発生する業務や、繁忙期に業務の一部をアウトソーシングすることは有効的です。

例えば、繁忙期における受発注や請求対応、キャンペーンの顧客対応など、特定期間で業務が集中する場合などが挙げられます。こうした状況において、専門的な知識や経験のある委託先に依頼することで、滞りなく業務を遂行することができるでしょう。

必要に応じて、アウトソーシングを活用する選択も入れましょう。

バックオフィス効率化に不可欠なフローの可視化

バックオフィス業務を効率化する手順には3つのステップがあり、チャットツールやRPAなどの具体的な手段で実現可能です。また、デジタル化やクラウドシステムの導入も、有効な手段といえるでしょう。

バックオフィス業務の効率化に不可欠なステップであり、具体的な手段の導入にも必要なのは、最初に業務の洗い出しと視覚化を行うことです。ITツールを導入する際にも、アウトソーシングの場合でも、バックオフィス業務の全体を把握して視覚化するステップが欠かせません。

バックオフィスに限らず、すべての部署において業務フローの可視化こそが効率化への最重要課題であり、最初に取り組むべきなのです。

まとめ

バックオフィス業務の効率化は、企業の生産性向上に不可欠です。しかし、上記で挙げたような課題が効率化を妨げる要因となっています。

これらの課題を解決し、効率化を進めるためには、以下のポイントが重要です。

• 業務の洗い出しと可視化
• 業務の標準化
• 適切な解決手段の選択
• 導入後の効果測定と改善

バックオフィス業務の効率化は、計画的な準備と段階的な実行が重要です。

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