【前編】バックオフィス業務の効率化が求められる理由とは。手段や手順について解説

企業活動を裏側から支えるバックオフィス部門の効率化に課題を感じている会社は多いのではないでしょうか。バックオフィスには人事・労務や経理・財務、営業事務など様々な部署があります。

企業によって部署の線引きが異なることも多く、それにより様々な業務が発生することが特徴として挙げられるでしょう。そのため、特定の部署や担当者に業務負荷が集中して属人化しやすい傾向があることや、情報共有が上手くいかないなどの問題が発生しやすくなります。

この記事では、バックオフィス業務を効率化するための具体的な方法を解説します。

「バックオフィス」の定義

バックオフィスとは、直接顧客に関わらずに裏側でサポートする部署のことです。従業員や働く環境をサポートする人事や総務を始め法務、情報システム部門などもバックオフィスと呼ばれます。Z

対して営業・販売部門のように、顧客と直接関わる部署はフロントオフィスと呼ばれます。

バックオフィスの言い換え

「バックオフィス」は、以下のように言い換えられることがあります。

• 間接部門：利益を直接生み出さず、間接的に関わる部門（対義語：直接部門）
• 管理部門：業務や経営資源の管理をする部門
• 管理部門：業務や経営資源の管理をする部門

企業によって部門の呼び方が異なる場合もあります。

バックオフィスと事務の違い

「バックオフィス」は、部門や部署を表す言葉です。一方「事務」はデータ入力や電話対応などの日常的な業務を指し、バックオフィスが行う業務の一部といえるでしょう。
フロントオフィスにも事務は存在しますが、バックオフィスのほうが事務のウエイトが大きいことが一般的です。

バックオフィスに位置付けられる部署はいくつか存在し、規模の大きな企業ほど業務が細分化される傾向があります。

バックオフィスに分類される業務

バックオフィスに分類される主な業務を挙げると、以下のようになります。

業務の名称	業務内容
人事・労務	従業員の採用や人材育成、配置や異動など。 給与計算や各種保険の手続きなども含む。
営業事務	顧客や取引先からの問い合わせ対応。 書類作成やデータ入力、受発注処理、在庫管理など。
経理・財務	会社における日々のお金の出入りを管理するのが経理。 資金調達や資産運用などの予算管理を行うのが財務。
総務	オフィス環境や設備を中心にした管理。消耗品や資産の管理を含む。社内イベントの企画や運営なども総務の業務。
法務	企業の法律に関する業務を担当する。
情報システム	企業の法律に関する業務を担当する。 社内ネットワークの管理・保守も行う。

比較的規模の小さな企業では、「総務部人事課」のように部門内に複数の業務が統合される場合があります

バックオフィス業務によくある問題点

バックオフィス部門は企業によって業務範囲が異なりますが、多岐にわたる業務が発生しやすい傾向があります。しかし、効率化の優先順位がフロントオフィス部門よりも低く見られがちです。直接的な利益を生み出さないという性質上、人材や設備への投資が後回しにされることも少なくありません。

以下に、バックオフィス業務においてよく見られる課題について解説します。

作業工程が多い

記載した通り、バックオフィス部門は業務範囲が多岐にわたるため、限られた人員で対応せざるを得ない状況があります。

人事・総務部門は、従業員サポート、他事業所との連携、保険会社や地方自治体などさまざま外部組織との関わりなど、業務内容が広いです。加えて、経理部門は決算期、採用部門は採用シーズン、営業事務は受発注が多い繁忙期といった、特定の時期に業務量が著しく増加します。このように業務量と人員配置のバランスが取りづらい状況下では、業務の遅延やミスが発生しやすくなります。

属人化しやすい

長年継続されている業務は、特定の従業員のみが手順を把握しており属人化が見受けられます。社員の中には「自身で対応した方が早くできる」と考え、他の従業員に業務を委任しないなどの状況が発生してる可能性があるでしょう。

例えば、人事部門のように対人関係が発生する部署では、コミュニケーション能力の差が業務成果に影響を及ぼします。「〇〇さんに任せれば円滑に進む」という認識が広まり、その状態が放置されると、特定の従業員に業務が集中し、属人化がさらに進行するでしょう。

人為的ミスが発生する

人による作業では、どうしても人為的ミスは発生しがちです。

とくにデータ入力・集計などの事務作業には集中力が求められるため、全てを正確に作業することは困難です。さらにバックオフィスは経営判断に必要となる情報を持つ立場であるため、ミスをした場合の影響は大きく、担当者の負担も増加します。

重要な情報は複数人でチェックを行うことが望ましいものの、人員が限られている部署では十分なチェック体制を整えられず、誤った意思決定がなされる懸念があります。

DXが遅れる

DXとは、デジタル化による業務フローの改善やサービスの向上を通じて、組織に新たな付加価値や変革をもたらすことです。

売上を追求する企業では、利益を直接生み出すフロントオフィスへの人材・設備投資が優先される傾向があります。また、DXはシステム導入以前の業務の標準化がポイントです。バックオフィスの仕事の忙しさが、標準化の機会を遠ざけている面もあります。

バックオフィス業務に携わる部署は、自分たちの部署がDXに対応できていないにもかかわらず、フロントオフィスのDXを主導しなければならないケースがあるため、DXについての知識を得ておくことが必要です。やみくもにDXを導入するとかえって業務効率が低下する危険性があるため、DXにおいては標準化・合理化を進める時間を作ることが重要です。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィスの業務をシステムやツールの活用によって効率化することには、以下のようなメリットがあります。

• コスト削減につながる
• 生産性が向上する
• ガバナンス強化につながる
• BCP対策になる

ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

コスト削減につながる

まず、効率化されることで作業時間が軽減されるため人件費の削減が可能です。また、作業人数を減らすことができれば、人材の配置転換を行えるなど、会社としての生産性も高くなるといえます。

生産性が向上する

バックオフィス業務には、大きく定型業務と非定型業務の2種類に分類されます。定型業務は反復的な業務が中心であり、非定型業務は緊急時などのトラブル対応が主な内容です。

定型業務は反復業務が多いため、システムなどを活用することで部分的な自動化が容易です。自動化によって手作業によるミスが減少し、業務スピードが向上することで生産性の向上につながります。

バックオフィスにおいては、例えば手作業で行っていた経費精算業務をツールで行うことで、これらの課題を解決できます。

ガバナンス強化につながる

バックオフィスは社内のヒト・モノ・カネ・情報を管理・統制する部門であるため、業務を効率化することでガバナンスを強化できます。

徹底した情報管理・一元管理によって、必要な情報を必要な部署・担当者に届けることが可能です。経営者はリアルタイムに得られる数値情報をもとに経営判断が可能になります。

また、ワークフローの流れを可視化すれば責任を明確化できます。書類の紛失・改ざんを防いで、安全性や透明性の確保が容易になるでしょう。

BCP対策になる

BCP（Business Continuity Planning）とは、事業継続計画です。企業が大規模なシステム障害や災害など不測の事態に遭遇した際に、被害を最小限に抑えて事業を継続するための計画です。
BCPについては、各省庁がそれぞれガイドラインを定めています。

バックオフィスの業務をITシステム化することで、事業所が被災した場合に以下のようなBCP上のメリットがあります。

• クラウドなど外部に保存するデータは通常どおり利用できる
• 従業員はリモートで一部の業務を進められる

大規模なトラブルや災害を想定し、大切な書類データの保存方法やワークフローの運用方法を定めることが重要です。